Clearingfälle und ihre Ursachen

Das SV-Clearingsystem überprüft Meldeabläufe auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit. Im Falle von Unstimmigkeiten erfolgt eine automatische Rückmeldung. Nachfolgend erläutern wir jene Themenbereiche, die häufig Clearingfälle verursachen, und geben Ihnen Tipps, wie Sie diese vermeiden können. 

Verwendung der richtigen mBGM

Die vor Arbeitsbeginn vereinbarte Beschäftigungsdauer ist wesentlich für die Verwendung der richtigen monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM). Folgende mBGM stehen zur Verfügung:

• mBGM für mindestens einen Monat (oder länger) vereinbarte Beschäftigungsverhältnisse (= Regelfall),
• mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung und
• mBGM für fallweise Beschäftigte.

Korrekte Verrechnungsgrundlage

Um Clearingfälle zu vermeiden, ist es besonders wichtig, die korrekte Verrechnungsgrundlage anzugeben. Folgende Varianten stehen zur Auswahl:

• "1" = SV-Verrechnung und BV-Verrechnung mit Zeit in der SV und BV (= Regelfall)
• "2" = SV-Verrechnung mit Zeit in der SV
• "3" = BV-Verrechnung mit Zeit in der BV
• "4" = SV-Verrechnung ohne Zeit in der SV
• "5" = BV-Verrechnung ohne Zeit in der BV
• "6" = SV-Verrechnung und BV-Verrechnung ohne Zeit in der SV und BV

Beginn der Verrechnung

Bei einer im Kalendermonat durchlaufenden Beschäftigung beginnt die Verrechnung in der Regel mit dem ersten Tag des Beitragszeitraumes ("Beginn der Verrechnung" = "01"). 

Im Falle von krankheitsbedingten Unterbrechungen (etwa bei Krankengeldbezug) ist jedoch darauf zu achten, dass jener Tag als "Beginn der Verrechnung" herangezogen wird, der dem Ende des Krankengeldanspruches folgt.

Beispiel: Eine Dienstnehmerin bezieht vom 01.03. bis 16.03. Krankengeld. Die Verrechnung beginnt mit dem 17.03. (= erster beitragsrelevanter Versicherungstag nach Leistungsbezug). Im Tarifblock ist daher "17" einzutragen.

Anzahl der Tarifblöcke

Grundsätzlich beinhaltet die mBGM nur einen Tarifblock. Eine mBGM mit mehreren Tarifblöcken wird jedoch in folgenden Fällen benötigt:

• Wenn in einem Beitragszeitraum mehrere gleichartige (= regelmäßige, kürzer als einen Monat vereinbarte oder fallweise) Beschäftigungsverhältnisse vorliegen. Dies gilt sowohl für zeitlich hintereinanderliegende als auch für parallele Beschäftigungen. Zum Beispiel, wenn eine geringfügige Beschäftigung während der Karenz endet und das karenzierte (vollversicherungspflichtige) Dienstverhältnis wieder auflebt (siehe Beispiel). Ebenso bei der Aufnahme einer neuen Beschäftigung während einer laufenden Kündigungsentschädigung oder Urlaubsersatzleistung.
• Bei unterschiedlicher Verrechnung innerhalb eines Beitragszeitraumes – etwa wenn im Anschluss an ein untermonatig endendes Lehrverhältnis eine Weiterbeschäftigung als Arbeiter oder Angestellter erfolgt.
• Im Falle einer Unterbrechung der Versicherungszeit auf Grund einer Abmeldung ohne arbeitsrechtliches Ende und einer neuerlichen Anmeldung (zum Beispiel Truppenübung).
  
  

Beispiel - mehrere Tarifblöcke

Eine Dienstnehmerin übt während der Karenz eine geringfügige Beschäftigung aus. Diese endet mit 10.04.2026 und das karenzierte (vollversicherungspflichtige) Dienstverhältnis lebt mit 11.04.2026 wieder auf.

Lösung: In diesem Fall ist eine mBGM (für den Regelfall) mit zwei Tarif­blöcken zu übermitteln.

mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung

Ein für kürzer als einen Monat vereinbartes Dienstverhältnis wird erst als solches definiert, wenn die mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung übermittelt wird. Erfolgt eine Verlängerung des Dienstverhältnisses über einen Monat hinaus und handelt es sich arbeitsrechtlich um ein Beschäftigungsverhältnis, ist eine mBGM für regelmäßige Beschäftigung zu verwenden und keine weitere Änderung notwendig. 

Wenn bereits für den ersten Beschäftigungsabschnitt der kürzer als einen Monat vereinbarten Beschäftigung eine mBGM übermittelt worden ist und das Dienstverhältnis verlängert sich, dann ist die erste mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung zu stornieren und durch eine mBGM für regelmäßige Beschäftigung zu ersetzen.

Berichtigung von Meldungen

Bei der Clearingrückmeldung "Meldung nicht verarbeitet" ist enthalten, ob eine Stornomeldung zulässig ist oder nicht.

• Stornomeldung zulässig: Der ursprüngliche Referenzwert ist einzutragen.
• Keine Stornomeldung zulässig: Eine Neumeldung mit den korrekten Daten ist durchzuführen.

Bei der Clearingrückmeldung "Meldung nicht akzeptiert" liegt ein formaler Fehler, wie etwa eine falsche Datenfeldbelegung, vor. Die betreffende Meldung ist neu zu übermitteln. Der Clearingfall kann nicht mittels Storno aufgelöst werden.

Eine bereits übermittelte mBGM kann ausschließlich durch eine Storno-mBGM und anschließende Übermittlung einer neuen mBGM korrigiert werden.

Beitragsvorschreibeverfahren: Bei Änderungen einer mBGM für eine regelmäßige Beschäftigung überschreibt eine neue mBGM die bisherige Meldung. Eine Storno-mBGM ist nur zulässig, solange die übermittelte, zu stornierende mBGM noch nicht vorgeschrieben wurde oder für den Fall einer Falschmeldung (zum Beispiel falsche Versicherungsnummer). Wenn die Versicherungszeit vollständig entfällt, ist ein Storno der Anmeldung ausreichend.

Referenzwert

Damit eine Storno-mBGM der Originalmeldung zugeordnet und in weiterer Folge verarbeitet werden kann, ist es unbedingt erforderlich, den korrekten Referenzwert der ursprünglichen Meldung anzuführen. Die Summen der Beiträge müssen ebenfalls übereinstimmen. 

Hinweis: Auch bei Richtigstellung oder Storno einer Anmeldung bzw. Abmeldung ist der Referenzwert der Originalmeldung anzugeben. Wurde die erstattete Anmeldung bzw. Abmeldung jedoch bereits per Richtigstellung korrigiert, ist der Referenzwert der letzten Meldung relevant.

Anmeldung ohne ­Versicherungsnummer

Wird eine Anmeldung nur mit Geburtsdatum übermittelt, kann diese ausschließlich in Verbindung mit der Meldung Versicherungsnummer Anforderung verarbeitet werden.

In diesem Fall ist neben dem Geburtsdatum allerdings der Referenzwert der Meldung Versicherungsnummer Anforderung, die idealerweise vor der elektronischen Anmeldung erstattet wurde, anzugeben.

Abweichende Beitragsgrundlage

Grundsätzlich entspricht die Beitragsgrundlage für die Verringerung des Arbeitslosenversicherungsbeitrages (AV-Beitrag) der allgemeinen Beitragsgrundlage bzw. der Sonderzahlung. Bei einer Altersteilzeit etwa weicht jedoch die Beitragsgrundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge (= fiktive Beitragsgrundlage vor Herabsetzung der Normalarbeitszeit) vom tatsächlichen Entgelt der Dienstnehmerin bzw. des Dienstnehmers ab. 

Da die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer den AV-Beitrag nur vom tatsächlichen Entgelt zu tragen hat, bezieht sich auch die Verringerung des AV-Beitrages nur auf diesen Betrag.

Jener Dienstnehmeranteil zur AV, der sich aus der Differenz zwischen fiktiver Beitragsgrundlage und tatsächlichem Entgelt ergibt, ist von der Dienstgeberin bzw. vom Dienstgeber allein zu tragen und kann daher nicht verringert werden.

Folglich ist in der mBGM eine eigene Verrechnungsbasis für die Verringerung des AV-Beitrages erforderlich. Ob und in welcher Höhe ein Abschlag wegen geringen Einkommens zusteht, entscheidet die Höhe der allgemeinen Beitragsgrundlage bzw. der Sonderzahlung. Für die Verrechnung kommen die folgenden beiden Verrechnungsbasis-Typen zur Anwendung:

• "allgemeine Beitragsgrundlage für spezielle AV-Minderung" (AZ) und
• "Sonderzahlung für spezielle AV-Minderung" (SA).

Jährliche Abrechnung ­geringfügig Beschäftigter

Bei einer jährlichen Abrechnung geringfügig beschäftigter Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer sind mBGM zu erstatten. Diese sind in einem mBGM-Paket des jeweiligen Kalendermonates zusammenzufassen, wobei das Feld "Jährliche Abrechnung geringfügig Beschäftigter" mit "Ja" zu belegen ist.

Eine jährliche Abrechnung kann nur gemeinsam für den Unfallversicherungsbeitrag (gegebenenfalls zuzüglich Dienstgeberabgabe) und den Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge (BV-Beitrag) vorgenommen werden. Bei jährlicher Zahlungsweise der BV-Beiträge für geringfügig Beschäftigte sind zusätzlich 2,50 Prozent der zu leistenden BV-Beiträge zu entrichten.

Wichtige Tipps

• Referenzwerte: Halten Sie diese einfach, da lange Zeichenfolgen oder Sonderzeichen häufig zu Problemen führen.
• Höchstbeitragsgrundlage: Bitte prüfen Sie diese sorgfältig bei allen Dienstverhältnissen (befristet, unbefristet und fallweise).
• Krankengeld: Achten Sie bei der Abmeldung nach Ende des Krankengeldanspruches darauf, dass das Datum exakt mit dem der Arbeits- und Entgeltbestätigung für Krankengeld übereinstimmt.
• Betriebliche Vorsorge (BV): Geben Sie den Beginn der BV bei der Anmeldung präzise an und korrigieren Sie fehlerhafte Daten aus allfälligen Rückmeldungen bitte umgehend.
• Beitragskontonummer: Verwenden Sie für die Abrechnung Ihrer Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer stets die richtige Beitragskontonummer.
• Datenqualität: Vermeiden Sie Tippfehler, besonders bei der Angabe von Jahreszahlen.

Hinweis: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Österreichischen Gesundheitskasse können nicht in die Lohnverrechnung eingreifen. Daher können zum Beispiel doppelte Anmeldungen oder doppelte mBGM nicht gelöscht werden.

Autor: Mag. Wolfgang Böhm/ÖGK