Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen für Dienstreisen das eigene Kraftfahrzeug. Es wurde vereinbart, dass wir anstelle des amtlichen Kilometergeldes die nachweislich entstandenen Park- und Mautgebühren erstatten. Wie ist dies steuer- und beitragsrechtlich zu beurteilen? Und was wäre zu beachten, wenn das Kilometergeld vergütet werden würde?
Der Ersatz von Park- und Mautgebühren ist nur dann steuer- und beitragsfrei, wenn nicht das volle amtliche Kilometergeld (für PKW und Kombi 0,50 Euro pro Kilometer) ausbezahlt wird. Ist dies der Fall, kann der auf das volle amtliche Kilometergeld fehlende Betrag für den Ersatz von Park- oder Mautkosten steuer- und beitragsfrei verwendet werden.
Erhält eine Dienstnehmerin bzw. ein Dienstnehmer das volle amtliche Kilometergeld, sind eventuell zusätzlich bezahlte Aufwendungen (zum Beispiel Parkgebühren, Mauten) jedoch steuer- und beitragspflichtig. Dies deshalb, da das amtliche Kilometergeld eine Pauschalabgeltung darstellt, in der sämtliche Kosten für das dienstnehmereigene Kraftfahrzeug inkludiert sind.
Hinweis: Sind die Parkgebühren nachweislich höher als das zustehende Kilometergeld, kann die Dienstgeberin bzw. der Dienstgeber diese höheren Parkgebühren anstelle des Kilometergeldes (für PKW und Kombi 0,50 Euro pro Kilometer) steuer- und beitragsfrei auszahlen. Diese Verrechnungsmethode hat aber für einen längeren Zeitraum (Kalenderjahr) zu erfolgen. Ein Wechsel zwischen Kilometergeldersatz und dem Ersatz von tatsächlichen Kosten je einzelner Dienstreise ist nicht zulässig (Lohnsteuerrichtlinien 2002, Randzahl 712c).
Die Redaktion
Autor: Mag. Wolfgang Böhm/ÖGK