Die richtige mBGM verwenden
Das SV-Clearingsystem überprüft Meldeabläufe auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit. Im Falle von Unstimmigkeiten erfolgt eine automatische Rückmeldung. Nachfolgend erläutern wir jene Themenbereiche, die häufig ein Grund für Clearingfälle sind.
Die richtige mBGM verwenden
Hintergrund: Je nach vereinbarter Beschäftigungsdauer des Dienstverhältnisses stehen folgende Arten der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) zur Verfügung:
- mBGM für mindestens einen Monat (oder länger) vereinbarte Beschäftigungsverhältnisse (= Regelfall)
- mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigungen
- mBGM für fallweise Beschäftigungen
Ursache: Diverse Clearingfälle beruhen auf der Auswahl einer falschen mBGM-Art und sind Grund für verschiedenste Rückfragen.
Falsche Angabe des Referenzwertes
Hintergrund: Der Referenzwert wird von der meldenden Stelle festgelegt und kann entweder automatisch oder manuell vergeben werden. Er dient – gemeinsam mit der Beitragskontonummer – zur eindeutigen Identifizierung einer Meldung an einen Sozialversicherungsträger.
Die Wiederverwendung eines bereits für eine Meldung oder ein mBGM-Paket vergebenen Wertes ist nicht zulässig.
Der Referenzwert wird für die Rückübermittlung von Clearingfällen an ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) und für das WEB-BE-Kunden-Portal (WEBEKU) verwendet.
Empfehlung: Referenzwerte einfach gestalten, da lange und komplizierte Referenzwerte (etwa mit Sonderzeichen) häufig zu Problemen führen.
Ursache: Viele der Clearingfälle werden ausgelöst, weil durch Angabe eines falschen Referenzwertes der ursprünglichen Meldung (REFU) Richtigstellungen oder Storni keiner Originalmeldung zugeordnet werden können. Zudem werden oftmals bei der Stornierung einer mBGM von der ursprünglichen mBGM abweichende Summen angeführt.
Wissenswertes: Nach Übermittlung einer Storno-mBGM mit dem korrekten Referenzwert der ursprünglichen Meldung wird diese verarbeitet und die dazugehörige Original-mBGM storniert.
Eine falsch gemeldete Storno-mBGM lässt sich hingegen nicht stornieren und führt deswegen zu einer Rückfrage durch den Sozialversicherungsträger.
Hinweis – Richtigstellung oder Storno der An-/Abmeldung: Auch hier ist der Referenzwert der Originalmeldung anzugeben. Wurde die erstattete An-/Abmeldung jedoch bereits per Richtigstellung korrigiert, ist der Referenzwert der letzten Meldung relevant.
Abrechnung mehrerer Dienstverhältnisse mit der mBGM
Hintergrund: Die mBGM ist eine versichertenbezogene Meldung, die für einen konkret abzurechnenden Beitragszeitraum zu erstatten ist.
Liegen in einem Beitragszeitraum mehrere Beschäftigungen mit derselben Art von Beschäftigungsvereinbarung vor, spricht man von "gleichartigen Beschäftigungen". In diesem Fall ist eine mBGM mit mehreren Tarifblöcken (ohne Aufsummierung) zu melden.
Ursache: Langen zwei oder mehrere mBGM für gleichartige Beschäftigungen für eine Versicherte bzw. einen Versicherten pro Beitragszeitraum ein, löst dies verschiedene Arten von Clearingfällen aus.
Wissenswertes: Mehrere gleichartige Beschäftigungen in einem Beitragszeitraum sind in einer mBGM abzurechnen. Je Verrechnungszeitraum ist die entsprechende Tarifgruppe zu melden und jeweils ein eigener Tarifblock erforderlich. Über den Tarifblock erfolgt die Zuordnung der gemeldeten Beitragsgrundlagen zur jeweiligen Versicherungszeit bzw. zum jeweiligen Beschäftigungsverhältnis.
Bei fallweise beschäftigten Personen sowie kürzer als einen Monat vereinbarten Beschäftigungen ist der jeweilige Arbeitstag bzw. der Beschäftigungszeitraum anzugeben.
Eine mBGM mit mehreren Tarifblöcken wird benötigt:
- Sowohl für zeitlich hintereinanderliegende als auch für parallele Beschäftigungen.
- Bei unterschiedlicher Verrechnung innerhalb eines Beitragszeitraumes (zum Beispiel im Anschluss an ein untermonatig endendes Lehrverhältnis erfolgt eine Weiterbeschäftigung als Arbeiter/Angestellter).
- Im Falle einer Unterbrechung der Versicherungszeit auf Grund einer Abmeldung ohne arbeitsrechtlichem Ende und einer neuerlichen Anmeldung (zum Beispiel Truppenübung).
Beispiel: Eine Dienstnehmerin übt während der Karenz eine geringfügige Beschäftigung aus. Diese endet mit 10.10. und das karenzierte (vollversicherungspflichtige) Dienstverhältnis lebt mit 11.10. wieder auf.
Lösung: In diesem Fall ist eine mBGM (für den Regelfall) mit zwei Tarifblöcken zu übermitteln.
mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung
Ein für kürzer als einen Monat vereinbartes Dienstverhältnis wird erst als solches definiert, wenn die mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung übermittelt wird. Erfolgt eine Verlängerung des Dienstverhältnisses über einen Monat hinaus und handelt es sich arbeitsrechtlich um ein Beschäftigungsverhältnis, ist eine mBGM für regelmäßige Beschäftigung zu verwenden und keine weitere Änderung notwendig.
Wenn bereits für den ersten Beschäftigungsabschnitt der kürzer als einen Monat vereinbarten Beschäftigung eine mBGM übermittelt worden ist und das Dienstverhältnis verlängert sich, dann ist die erste mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung zu stornieren und durch eine mBGM für regelmäßige Beschäftigung zu ersetzen.
Beginn der Verrechnung
Bei einer im Kalendermonat durchlaufenden Beschäftigung beginnt die Verrechnung in der Regel mit dem ersten Tag des Beitragszeitraumes ("Beginn der Verrechnung“ = "01“).
Im Falle von krankheitsbedingten Unterbrechungen (zum Beispiel bei Krankengeldbezug) ist jedoch darauf zu achten, dass jener Tag als "Beginn der Verrechnung“ herangezogen wird, der dem Ende des Krankengeldanspruches folgt.
Beispiel: Ein Dienstnehmer bezieht vom 01.11. bis 16.11. Krankengeld. Welcher Tag ist bei der Erstellung der mBGM im Datenfeld "Beginn der Verrechnung“ des Tarifblocks einzutragen?
Lösung: Die Verrechnung beginnt mit dem 17.11. (= erster beitragsrelevanter Versicherungstag nach Leistungsbezug). Im Tarifblock ist daher "17“ einzutragen.
Anmeldung ohne Versicherungsnummer
Wird eine Anmeldung nur mit Geburtsdatum übermittelt, kann diese nur in Verbindung mit der Meldung "Versicherungsnummer Anforderung“ verarbeitet werden. Dabei ist neben dem Geburtsdatum jedoch der Referenzwert der Meldung "Versicherungsnummer Anforderung“, die idealerweise vor der elektronischen Anmeldung erstattet wurde, anzugeben.
Berichtigung von Meldungen
Bei der Clearingrückmeldung "Meldung nicht verarbeitet“ ist enthalten, ob eine Stornomeldung zulässig ist oder nicht.
- Stornomeldung zulässig: ursprünglichen Referenzwert eintragen.
- Keine Stornomeldung zulässig: Neumeldung mit den korrekten Daten.
Bei der Clearingrückmeldung "Meldung nicht akzeptiert" liegt ein formaler Fehler, wie etwa eine falsche Datenfeldbelegung, vor. Die betreffende Meldung ist neu zu übermitteln. Der Clearingfall kann nicht mittels Storno aufgelöst werden.
Eine bereits übermittelte mBGM kann ausschließlich durch eine Stornomeldung und anschließende Neumeldung der korrekten mBGM geändert bzw. korrigiert werden.
Beitragsvorschreibeverfahren: Bei Änderungen einer mBGM für eine regelmäßige Beschäftigung überschreibt eine neue mBGM die bisherige Meldung. Eine Storno-mBGM ist nur zulässig, solange die übermittelte, zu stornierende mBGM noch nicht vorgeschrieben wurde oder für den Fall einer Falschmeldung (zum Beispiel falsche Versicherungsnummer). Wenn die Versicherungszeit vollständig entfällt, ist ein Storno der Anmeldung ausreichend.
Abweichende Beitragsgrundlage
Im Normalfall entspricht die Beitragsgrundlage für die Minderung des Arbeitslosenversicherungsbeitrages (AV-Beitrages) der allgemeinen Beitragsgrundlage bzw. der Sonderzahlung. Bei einer in Anspruch genommenen Altersteilzeit weicht jedoch die Beitragsgrundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge (= fiktive Beitragsgrundlage in Höhe des Einkommens vor Herabsetzung der Normalarbeitszeit) vom tatsächlichen Einkommen der Dienstnehmerin bzw. des Dienstnehmers ab.
Da die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer nur vom tatsächlichen Entgelt einen Anteil zur Arbeitslosenversicherung (AV) zu tragen hat, darf der Entfall bzw. die Verminderung des AV-Beitrages auch nur das tatsächliche Entgelt betreffen. Der Dienstnehmeranteil zur AV aus der Differenz der fiktiven Beitragsgrundlage und des tatsächlichen Entgeltes, der von der Dienstgeberin bzw. vom Dienstgeber allein zu tragen ist, kann daher nicht entfallen bzw. vermindert werden. Aus diesem Grund ist in der mBGM eine eigene Verrechnungsbasis für die AV-Minderung erforderlich.
Für die Entscheidung, ob und welcher Abschlag für die Minderung der AV bei geringem Einkommen verwendet werden kann, ist die Höhe der allgemeinen Beitragsgrundlage bzw. der Sonderzahlung maßgeblich. Für die Verrechnung des Abschlages kommen dann die beiden Verrechnungsbasis-Typen für die spezielle AV-Minderung zur Anwendung, nämlich die "allgemeine Beitragsgrundlage für spezielle AV-Minderung“ (AZ) und die "Sonderzahlung für spezielle AV-Minderung“ (SA).
Jährliche Abrechnung geringfügig Beschäftigter
Bei einer jährlichen Abrechnung geringfügig beschäftigter Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer sind mBGM zu erstatten. Diese sind in einem mBGM-Paket zusammenzufassen, welches durch Belegung des Feldes "Jährliche Abrechnung für geringfügige Beschäftigung" mit "Ja" entsprechend zu deklarieren ist.
Eine jährliche Abrechnung kann nur gemeinsam für den Unfallversicherungsbeitrag (gegebenenfalls zuzüglich Dienstgeberabgabe) und den Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge (BV-Beitrag) vorgenommen werden. Bei jährlicher Zahlungsweise der BV-Beiträge für geringfügig Beschäftigte ist zusätzlich ein Zuschlag von 2,50 Prozent der zu leistenden BV-Beiträge zu entrichten.
Wichtige Tipps
- Prüfen Sie bei unbefristeten, befristeten und auch bei fallweisen Dienstverhältnissen die Höchstbeitragsgrundlage.
- Achten Sie bitte darauf, wenn die Höchstdauer des Krankengeldanspruches ausgeschöpft ist, dass bei der Abmeldung die Datumsangabe mit jener der Arbeits- und Entgeltbestätigung für Krankengeld übereinstimmt.
- Vermeiden Sie bitte Tippfehler und achten Sie besonders auf die Angabe von richtigen Jahreszahlen.
Hinweis: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Österreichischen Gesundheitskasse können nicht in die Lohnverrechnung eingreifen. Daher können zum Beispiel doppelte Anmeldungen oder doppelte mBGM nicht gelöscht werden.