Manchmal wird im Rahmen einer Gemeinsamen Prüfung Lohnabgaben und Beiträge (GPLB) festgestellt, dass Unterlagen für die Nachvollziehbarkeit der Lohnverrechnung fehlen oder unvollständig sind. Aber auch im eigenen Interesse sollte auf eine sorgfältige Dokumentation im Bereich der Lohnverrechnung geachtet werden, um Unklarheiten oder Problemen vorzubeugen. Nachfolgend geben wir einen Überblick über die wichtigsten Unterlagen.
Lohnkonto
Das Lohnkonto ist von jeder Dienstgeberin bzw. jedem Dienstgeber für jede einzelne Mitarbeiterin bzw. jeden einzelnen Mitarbeiter zu führen.
Der § 76 Einkommensteuergesetz 1988 und die Lohnkontenverordnung sehen unter anderem folgende Pflichtinhalte des Lohnkontos vor:
- Name und Versicherungsnummer
- Bruttoarbeitslohn (inklusive Sachbezüge) samt Zahlungstag und Lohnzahlungszeitraum
- Einbehaltene Lohnsteuer
- Beitragsgrundlage für Pflichtbeiträge zu gesetzlichen Interessenvertretungen und zur gesetzlichen Sozialversicherung
- Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge samt Bemessungsgrundlage
- Rückgezahlter Arbeitslohn
- Dienstgeberbeitrag zum Ausgleichsfonds für Familienbeihilfen und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag samt Bemessungsgrundlage
- Pendlerpauschale und Pendlereuro
- Einbehaltene Beiträge zu freiwilligen Interessenvertretungen
- Nicht steuerbare Tages-(Nächtigungs-) und Kilometergelder sowie die Kosten eines Öffi-Tickets
- Anzahl der Homeoffice-Tage, an denen die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt hat
- Ersätze für die Kosten des Aufladens von Elektrofahrzeugen:
- Ersätze für die nachgewiesenen Kosten des Aufladens von Elektrofahrzeugen an einer öffentlichen Ladestation
- Ersätze für die Kosten des Aufladens samt der Lademenge in Kilowattstunden an einer nicht öffentlichen Ladestation, wenn die nachweisliche Zuordnung der Lademenge zum Elektrofahrzeug sichergestellt ist
- Ersätze für pauschale Monatsbeträge für das Aufladen an einer nicht öffentlichen Ladestation samt dem Nachweis, dass die Zuordnung der Lademenge zum Elektrofahrzeug nicht sichergestellt werden kann
- Ersätze für die Anschaffung einer Ladeeinrichtung
- Start-Up-Mitarbeiterbeteiligung samt der Höhe der Beteiligung in Prozent
- Zinsersparnis sowie der Referenzzinssatz
- Für das Kalenderjahr 2024 eine Mitarbeiterprämie etc.
Wird vorsätzlich kein Lohnkonto geführt, liegt eine Finanzordnungswidrigkeit vor, die von der Finanzbehörde mit Strafen bis zu 5.000,00 Euro geahndet wird.
Arbeitszeitaufzeichnungen
Die Dienstgeberin bzw. der Dienstgeber hat für alle vom Arbeitszeitgesetz (AZG) erfassten Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Der Beginn und die Dauer eines Durchrechnungszeitraumes sind festzuhalten (§ 26 Abs. 1 AZG).
Wenn - etwa bei Gleitzeit - vereinbart wurde, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen von der Dienstnehmerin bzw. vom Dienstnehmer zu führen sind, sind diese zur ordnungsgemäßen Führung anzuleiten. Die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen bleibt jedoch stets bei der Dienstgeberin bzw. beim Dienstgeber.
Nach Ende der Gleitzeitperiode hat sich die Dienstgeberin bzw. der Dienstgeber die Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren. Werden diese durch ein Zeiterfassungssystem geführt, so ist der Dienstnehmerin bzw. dem Dienstnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln. Andernfalls ist ihr bzw. ihm Einsicht zu gewähren.
Im Falle von fehlenden, unvollständigen oder falschen Arbeitszeitaufzeichnungen kann dies folgende Konsequenzen nach sich ziehen:
- Nachzahlung von zu niedrig entrichteten Sozialversicherungsbeiträgen samt Verzugszinsen
- Schätzung der Arbeitszeit
- Geldstrafen bis zu 1.815,00 Euro je Dienstnehmerin bzw. Dienstnehmer (§ 28 Abs. 2 und 8 AZG)
- Erschwernis für die Dienstgeberin bzw. den Dienstgeber, die korrekte Entlohnung der Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer im Sinne der Regelungen gegen Lohn- und Sozialdumping zu belegen
Weitere relevante Aufzeichnungen
Weitere für die Nachvollziehbarkeit der Lohnverrechnung relevante Aufzeichnungen sind beispielsweise:
- Betriebsvereinbarungen, Dienst- und Lehrverträge, Dienstzettel
- Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen
- Überstunden-, Provisions-, Akkord- und sonstige leistungsabhängige Lohnaufzeichnungen
- Branchenspezifische Unterlagen (Tachoscheiben, Abrechnungen der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse etc.)
- Reisekostenaufzeichnungen und Fahrtenbücher für firmeneigene Kraftfahrzeuge
- Prüfberichte der letzten Abgaben- bzw. Betriebsprüfung
- Geschäftsbücher (zum Beispiel Bilanzen und Jahresabschlüsse, Buchhaltung, Saldenlisten, Sachkonten, Belege, Kassabücher)
Die Lohnverrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen können aus den
üblichen Lohnverrechnungs- und Buchhaltungsprogrammen elektronisch
exportiert werden.
Autor: Daniel Leitzinger/ÖGK