Sonderzahlungen: Höhe - Aliquotierung - Meldung

Sonderzahlungen gehören sozialversicherungsrechtlich zum Entgelt. Sie unterliegen daher der Beitragspflicht und sind grundsätzlich in jenem Beitragsmonat abzurechnen, in dem die Sonderzahlung fällig ist. Nachstehend finden Sie die wichtigsten Bestimmungen für die Abrechnung von Sonderzahlungen und was zu beachten ist, wenn das Dienstverhältnis nicht das ganze Kalenderjahr dauert.  

Unter Sonderzahlungen versteht man jenes Entgelt, das in größeren Zeiträumen als den Beitragszeiträumen (wiederkehrend) gewährt wird. Dazu gehören beispielsweise

• die Urlaubsbeihilfe,
• die Weihnachtsremuneration,
• die Gewinnanteile und
• das Bilanzgeld.

Der Anspruch, die Höhe und die Fälligkeit von Sonderzahlungen sind in den jeweiligen Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen, Einzeldienstverträgen oder aber auch in einzelnen Gesetzen, wie zum Beispiel dem Hausbesorgergesetz, geregelt. Daneben können Sonderzahlungen auch freiwillig gewährt werden. 

Höhe

Fast alle Kollektivverträge regeln, dass die Höhe der Sonderzahlungen der Entgelthöhe zum Zeitpunkt der Fälligkeit der Sonderzahlungen entspricht. Regelmäßig geleistete Überstunden und Prämien müssen nur dann in den Sonderzahlungen enthalten sein, wenn dies im Kollektivvertrag vorgesehen oder vereinbart ist. 

Bei Teilzeitbeschäftigten jedoch müssen regelmäßige Mehrarbeitsstunden (nicht Überstunden) bei der Berechnung der Sonderzahlungen berücksichtigt werden, sofern sie nicht als Zeitausgleich konsumiert wurden (§ 19d Abs. 4 Arbeitszeitgesetz). Durch den Kollektivvertrag kann festgelegt werden, welcher Zeitraum für die Berechnung der regelmäßig geleisteten Mehrarbeit heranzuziehen ist. 

Dauert das Dienstverhältnis nicht das ganze Kalenderjahr, gebühren der Dienstnehmerin bzw. dem Dienstnehmer die Sonderzahlungen nur in aliquoter Höhe.

Aliquotierung bei Eintritt während des Kalenderjahres

Beginnt ein Dienstverhältnis während eines Kalenderjahres, gebühren (nach einer bestimmten Dauer des Dienstverhältnisses) aliquote Sonderzahlungen entsprechend der zurückgelegten Dienstzeit.

Aliquotierung bei Austritt ­während des Kalenderjahres

Endet das Dienstverhältnis während des Kalenderjahres, gebühren die Sonderzahlungen grundsätzlich nur im aliquoten Ausmaß. Es sind verschiedene Fallkonstellationen zu beachten:

• Arbeiterin bzw. Arbeiter - Ende vor Erhalt der Sonderzahlung: Die Sonderzahlungen gebühren in der Regel laut Kollektivvertrag anteilig und entfallen nur dann, wenn das Dienstverhältnis durch begründete Entlassung oder durch unbegründeten vorzeitigen Austritt beendet wurde.
• Angestellte bzw. Angestellter - Ende vor Erhalt der Sonderzahlung: Falls die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer einen Anspruch auf Sonderzahlungen hat, gebühren ihr bzw. ihm diese laut Angestelltengesetz (AngG) in dem Ausmaß, das dem Verhältnis zwischen der Dienstperiode, für die die Entlohnung gewährt wird, und der zurückgelegten Dienstzeit entspricht (§ 16 Abs. 1 AngG).
• Arbeiterin bzw. Arbeiter - Ende nach Erhalt der Sonderzahlung: Die Sonderzahlungen sind grundsätzlich entweder in allen Fällen oder auch nur dann aliquot zurückzuzahlen, wenn das Dienstverhältnis durch begründete Entlassung, durch unbegründeten vorzeitigen Austritt oder durch Dienstnehmerkündigung beendet wurde. Die Kollektivverträge können aber für die jeweiligen Sonderzahlungen unterschiedliche Rückzahlungsregelungen vorsehen.
• Angestellte bzw. Angestellter - Ende nach Erhalt der Sonderzahlung: Es gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen wie für Arbeiterinnen und Arbeiter. 
  
  

Aliquotierung bei unterschiedlich hohen Bezügen

Kommt es zu einem Wechsel von einer Voll- zu einer Teilzeitbeschäftigung (und umgekehrt), kann der Kollektivvertrag für die Berechnung der Sonderzahlungen zwei Möglichkeiten vorsehen:

• Ermittlung nach der tatsächlichen Entgelthöhe zum Fälligkeitszeitpunkt (Stichtagsberechnung) oder
• Ermittlung entsprechend des im Anspruchszeitraum geleisteten unterschiedlichen Arbeitszeitausmaßes (Mischsonderzahlung).

Existiert keine Regelung, ist eine Mischberechnung vorzunehmen. 

Bei Teilzeitbeschäftigten mit unterschiedlichem Ausmaß der Beschäftigung ist die Berechnung der Sonderzahlungen im Kollektivvertrag geregelt. Der Kollektivvertrag für Handelsangestellte sieht beispielsweise eine Berechnung der Weihnachtsremuneration nach dem Durchschnitt der letzten 13 Wochen vor deren Fälligkeit vor. 

Fallen in ein Kalenderjahr auch Zeiten einer Teilzeitbeschäftigung nach dem Mutterschutzgesetz (MSchG) bzw. nach dem Väter-Karenzgesetz (VKG), gebühren Sonderzahlungen in dem der Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigung entsprechenden Ausmaß im Kalenderjahr (Mischsonderzahlung).

Gleiches gilt auch für Fälle der Altersteilzeit nach dem 50. Lebensjahr, bei Betreuungspflichten von nahen Angehörigen, bei Bildungsteilzeit, Pflegeteilzeit sowie Familienhospizteilzeit.

Aliquotierung bei Unterbrechung der Dienstleistung

Für Krankenstandszeiten, in denen nach Ausschöpfung des Entgeltfortzahlungsanspruches (§ 8 und § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz) kein Entgeltanspruch mehr besteht, gebühren keine Sonderzahlungen, es sei denn, der Kollektivvertrag bestimmt ausdrücklich einen solchen Anspruch. 

Kommt es vor dem Entfall des Entgeltes zu einer Kürzung des Krankenentgeltes (zum Beispiel bei Angestellten auf 50 Prozent bzw. 25 Prozent), sind auch die Sonderzahlungen entsprechend zu kürzen.

Bei einer Unterbrechung der Dienstleistung durch eine Bildungs-, Pflege- oder Familienhospizkarenz, Karenz nach dem MSchG bzw. VKG oder einen Präsenz-, Ausbildungs- oder Zivildienst gebühren die Sonderzahlungen nur in dem Ausmaß, das dem Teil des Kalenderjahres entspricht, in den keine derartigen Zeiten fallen. 

Beitragspflicht

Von den im Kalenderjahr fällig werdenden Sonderzahlungen sind Sonderbeiträge bis zu einem Höchstbetrag von EUR 12.120,00 (dies ist das 60fache der täglichen Höchstbeitragsgrundlage im Jahr 2023) zu entrichten. 

Von den Sonderzahlungen nicht zu entrichten sind

• die Kammerumlage,
• die Landarbeiterkammerumlage (ausgenommen in Kärnten) und
• der Wohnbauförderungsbeitrag.

Übt eine Dienstnehmerin bzw. ein Dienstnehmer gleichzeitig mehrere Beschäftigungen nebeneinander im gleichen Kalenderjahr aus, müssen bei jedem Dienstverhältnis von den Sonderzahlungen Sonderbeiträge bis zur Höchstbeitragsgrundlage entrichtet werden. 

Wenn auf Grund eines Dienstgeberwechsels in einem Kalenderjahr nacheinander mehrere Dienstverhältnisse vorliegen, kommt es zu einer Aufsummierung der einzelnen Sonderzahlungen für die Beurteilung, ob die Höchstbeitragsgrundlage bereits erreicht wurde. Die jährliche Höchstbeitragsgrundlage für Sonderzahlungen gilt somit für alle hintereinander liegenden Dienstverhältnisse in einem Kalenderjahr. 

Beitragsfälligkeit 

Die Sonderbeiträge sind am letzten Tag jenes Kalendermonates fällig, in dem die Sonderzahlung auszuzahlen ist. Wird die jeweilige Sonderzahlung jedoch bereits zu einem früheren Zeitpunkt gewährt, sind die Sonderbeiträge bereits am letzten Tag des Kalendermonates fällig, in dem die Sonderzahlung ausgezahlt wurde. 

Im Beitragsvorschreibeverfahren sind die Sonderbeiträge mit Ablauf des zweiten Werktages nach Aufgabe der Beitragsvorschreibung zur Post fällig bzw. mit dem Zeitpunkt der Zustellung durch Organe des Trägers der Krankenversicherung.