Gutscheine für Mahlzeiten (Papierform oder elektronisch) bleiben bis zu einem Wert von 8,00 Euro pro Arbeitstag steuer- und beitragsfrei, wenn die Gutscheine nur für Mahlzeiten eingelöst werden können, die von einer Gaststätte oder einem Lieferservice zubereitet bzw. geliefert werden. Können die Gutscheine auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden, sind sie bis zu einem Betrag von 2,00 Euro steuer- und beitragsfrei (§ 49 Abs. 3 Z 12 Allgemeines Sozialversicherungsgesetz und § 3 Abs. 1 Z 17 Einkommensteuergesetz 1988 - EStG 1988).
Übersteigt der Wert der abgegebenen Gutscheine 8,00 Euro bzw. 2,00 Euro pro Arbeitstag, liegt hinsichtlich des übersteigenden Betrages ein steuer- und beitragspflichtiger Sachbezug vor.
Pro Arbeitstag darf nur ein Gutschein ausgegeben werden. Die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer kann die Gutscheine kumuliert ohne wertmäßiges Tageslimit an jedem Wochentag (auch an arbeitsfreien Tagen) einlösen. Die Einlösung von Gutscheinen kann auch durch Dritte (Angehörige, Kolleginnen und Kollegen) erfolgen.
Die Gutscheine müssen nicht in Papierform bestehen, sondern können auch elektronisch gespeichert werden (Chipkarte, digitaler Essensbon, Prepaid-Karte etc.). Auch App-Lösungen sind möglich.
Zuschuss im Nachhinein
Zahlt die Dienstgeberin bzw. der Dienstgeber der Dienstnehmerin bzw. dem Dienstnehmer einen Zuschuss für die Konsumation einer Mahlzeit im Nachhinein aus, liegt grundsätzlich ein steuerpflichtiger Bezug vor. Ausnahmsweise ist von einer unentgeltlichen oder verbilligten Verköstigung der Dienstnehmerin bzw. des Dienstnehmers auszugehen, sofern alle folgenden Voraussetzungen erfüllt werden:
- Die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer identifiziert sich bei der Einnahme der Mahlzeiten (beim Erwerb von Lebensmitteln) anhand eines elektronischen Speichermediums (Chipkarte, digitaler Essensbon etc.) oder über eine von der Dienstgeberin bzw. vom Dienstgeber zur Verfügung gestellte App. Anschließend reicht sie bzw. er den Beleg der Essenskonsumation über diese App ein und es wird über die App sichergestellt, dass die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung vorliegen.
- Die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer erwirbt mit der Verwendung des elektronischen Speichermediums oder der App einen unwiderruflichen Anspruch auf einen (teilweisen) Zuschuss durch die Dienstgeberin bzw. den Dienstgeber.
- Die Zahlung der Dienstnehmerin bzw. des Dienstnehmers für die Mahlzeit und der von der Dienstgeberin bzw. vom Dienstgeber im Nachhinein geleistete Zuschuss müssen exakt zuordenbar sein.
Gaststätte
Als Gaststätten gelten Gastgewerbebetriebe im Sinne des § 1 Abs. 1 der Gastgewerbepauschalierungsverordnung 2013, die Speisen jeder Art anbieten, die an Ort und Stelle genossen werden können. Eine reine Handelstätigkeit fällt nicht darunter.
Betreibt ein Lebensmittelgeschäft, eine Bäckerei oder Fleischhauerei auch einen gastgewerblichen Betrieb, ist die Anwendung des erhöhten Freibetrages von 8,00 Euro pro Arbeitstag nur dann zulässig, wenn der Gastgewerbebetrieb vom Handelsbetrieb organisatorisch und durch einen eigenen Verrechnungskreis (eigene Kassa) getrennt ist, sodass die Einlösung beim Gastgewerbebetrieb nachvollziehbar ist und die Einlösung der Gutscheine im Handelsbetrieb nicht gestattet wird.
Abhol- bzw. Lieferservice
Gutscheine für Mahlzeiten in Höhe von 8,00 Euro pro Arbeitstag können auch dann eingelöst werden, wenn die Speisen in einer Gaststätte abgeholt oder von der Gaststätte bzw. einem Lieferservice geliefert und zu Hause konsumiert werden (Lohnsteuerrichtlinien 2002 - LStR 2002, Randzahl 96).
Dienstreisen
Werden an Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer, die sich auf Dienstreisen befinden, Essensmarken für die Verpflegung außer Haus ausgegeben, sind diese Essensbons wie Tagesgeld zu behandeln. Übersteigt die Summe aus ausgezahltem Tagesgeld und dem Wert des Essensbons die nicht steuerbaren Ersätze (§ 26 Z 4 EStG 1988) bzw. die steuerfreien Ersätze (§ 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988), liegt insoweit ein steuer- und beitragspflichtiger Bezug vor.
Gutscheine bis zu einem Betrag von 2,00 Euro pro Arbeitstag, die auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden können, die nicht sofort konsumiert werden müssen, bleiben dabei unberücksichtigt (LStR 2002, Randzahl 98).