Bei der Anmeldung von zukünftigen Dienstnehmerinnen und Dienstnehmern kommt es teilweise zu Unklarheiten über das Vorliegen einer Versicherungsnummer (VSNR). Wie die Abfrage und gegebenenfalls die Anforderung einer VSNR abläuft, erläutern wir in diesem Beitrag.
In der Regel besitzt jede in Österreich geborene Person eine VSNR, die auf der e-card aufgedruckt ist. Mit wenigen Ausnahmen erhalten alle bei der Österreichischen Gesundheitskasse versicherten und mitversicherten Personen mit Wohnsitz in Österreich eine e-card.
Trotzdem kommt es bei der Anmeldung zur Sozialversicherung von zukünftig beschäftigten Personen vor, dass diese keine VSNR nennen und auch keine e-card vorweisen können. Speziell bei ausländischen Personen, die erstmals in Österreich eine Beschäftigung aufnehmen, ist dies der Fall.
Abfrage der VSNR
Über das WEB-BE-Kunden-Portal (WEBEKU) kann mit der Funktion "Versicherungsnummer abfragen" überprüft werden, ob für die betreffende Person eine VSNR vorhanden ist.
Anforderung VSNR
Ergibt die Abfrage der VSNR in WEBEKU kein Ergebnis (oder besteht kein Zugriff auf WEBEKU), ist die Meldung Versicherungsnummer Anforderung zu übermitteln.
Die VSNR ist spätestens zeitgleich mit der Vorlage der Anmeldung anzufordern. Auf der Anmeldung ist in diesem Fall das Geburtsdatum und der Referenzwert der Meldung Versicherungsnummer Anforderung anzuführen.
Richtige Daten
Für die Ausfertigung der Meldung Versicherungsnummer Anforderung ist die Angabe bestimmter Personaldaten, wie etwa Familienname(n), Vorname(n), Staatsangehörigkeit oder Geburtsdatum, notwendig. Entnehmen Sie diese Daten einem amtlichen Personaldokument der betreffenden Person (Reisepass oder Personalausweis) und achten Sie auf eine korrekte Übernahme der Angaben. Bewahren Sie eine Kopie für mögliche Rückfragen auf.
Hinweis: Die VSNR wird auf Basis der von Ihnen übermittelten Daten vergeben.
Nach Vergabe der VSNR durch den Krankenversicherungsträger erfolgt die Rückmeldung der VSNR über das SV-Clearingsystem. Wird das SV-Clearingsystem nicht benutzt, informiert Sie der Krankenversicherungsträger über die VSNR.
Tipp: Übernehmen Sie die VSNR in Ihre Lohnverrechnungssoftware. Dadurch steht die VSNR für alle weiteren Meldungen an die Sozialversicherung zur Verfügung.
Gut zu wissen
Aufbau der VSNR
Die VSNR ist ein Ordnungsbegriff der Sozialversicherung und kein allgemeines Personenkennzeichen. Sie besteht aus zehn Ziffern und setzt sich wie folgt zusammen:
- Die ersten drei Stellen sind eine automatisch vergebene (Lauf-)Nummer,
- die vierte Stelle ist eine Prüfziffer und
- die letzten sechs Stellen sind üblicherweise das Geburtsdatum.
Abweichungen vom Geburtsdatum
Aus technischen Gründen kann nur eine bestimmte Zahl von VSNR für ein Geburtsdatum vergeben werden. Dies führt dazu, dass bei der Vergabe der VSNR statt des Geburtsdatums ein fiktives Datum eingetragen wird. Solche Abweichungen sind keine Fehler.
Bei Personen, die bei der Registrierung keinen Geburtstag oder Geburtsmonat angeben können und bei denen nur das Geburtsjahr feststeht, wird der 01.01. oder der 01.07. angenommen.
Es ist auch möglich, dass eine VSNR mit den Monaten 13, 14 oder 15 vergeben wird, wenn für das spezifische Geburtsdatum bereits alle Laufnummern vergeben sind. Die Vergabe derartiger VSNR ist bei geburtenstarken Jahrgängen auch für österreichische Staatsbürgerinnen und Staatsbürger notwendig.
Autor: Gerhard Trimmel/ÖGK