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Clearingfälle - Fragen und Antworten

Veröffentlichung: Magazin DGservice Nr. 1/Jänner 2021


Das SV-Clearingsystem unterstützt die Meldungserstattung insofern, als es die einzelnen Meldeabläufe auf ihre Richtigkeit bzw. Vollständigkeit prüft und etwaige Ungereimtheiten automatisch rückmeldet. Der folgende Beitrag beleuchtet jene Problemfelder, die noch relativ häufig Clearingfälle verursachen und gibt Ihnen Tipps, wie Sie diese vermeiden können.

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Berichtigung von Meldungen

Was bedeutet der Hinweis, dass eine "Meldung nicht akzeptiert" wurde?
In diesem Fall liegt ein formaler Fehler, wie etwa eine falsche Datenfeldbelegung, vor. Die betreffende Meldung ist neu zu übermitteln. Der Clearingfall kann nicht mittels Storno aufgelöst werden.

Wie ist bei einer Clearingrückmeldung vorzugehen, die besagt, dass eine "Meldung nicht verarbeitet“ wurde?
Wurde eine "Meldung nicht verarbeitet“, ist jedenfalls ein Storno dieser Meldung sowie eine Neumeldung mit den korrekten Daten erforderlich. Achtung: Eine Korrektur mittels "Richtigstellung“ ist in solchen Fällen nicht möglich.

Wie lässt sich eine bereits übermittelte monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) ändern, ohne eine Rückfrage im Clearingsystem auszulösen?
Eine erstattete mBGM kann ausschließlich durch eine Stornomeldung und anschließende Neumeldung der korrekten mBGM geändert bzw. korrigiert werden.

Vorsicht im Beitragsvorschreibe­verfahren: Ist nach erfolgter Beitragsvorschreibung eine mBGM für eine regelmäßige Beschäftigung zu ändern, ist lediglich eine neue mBGM zu übermitteln. Diese überschreibt die ursprüngliche Meldung, ein Storno der zu ändernden mBGM ist nicht zulässig. Dies gilt nicht für fallweise und kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigungen: Hier sind Änderungen stets mittels Storno und Neumeldung der betroffenen mBGM vorzunehmen.

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Beginn der Verrechnung

Ein Dienstnehmer bezieht vom 1.2.2021 bis 15.2.2021 Krankengeld. Welcher Tag ist bei der Erstellung der mBGM im Datenfeld "Beginn der Verrechnung" des Tarifblocks einzutragen?
Bei einer im Kalendermonat durchlaufenden Beschäftigung beginnt die Verrechnung in der Regel mit dem ersten Tag des Beitragszeitraumes ("Beginn der Verrechnung" = "01"). Vor allem im Zusammenhang mit krankheitsbedingten Unterbrechungen (z. B. Bezug von Krankengeld) ist jedoch darauf zu achten, dass jener Tag als "Beginn der Verrechnung" herangezogen wird, der dem Ende des Krankengeldanspruches folgt. Im konkreten Fall beginnt die Verrechnung mit dem 16.2.2021 (= erster beitragsrelevanter Versicherungstag nach Leistungsbezug). Im Tarifblock ist daher "16" einzutragen.

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Abweichende Beitragsgrundlage

Ein Dienstnehmer befindet sich in Altersteilzeit. Wie wird die Verminderung des Arbeitslosenversicherungsbeitrages (AV-Beitrages) auf der mBGM berücksichtigt?
Im Normalfall entspricht die Beitragsgrundlage für die Minderung des AV-Beitrages der allgemeinen Beitragsgrundlage bzw. der Sonderzahlung. Bei einer in Anspruch genommenen Altersteilzeit weicht jedoch die Beitragsgrundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge (= fiktive Beitragsgrundlage in Höhe des Einkommens vor Herabsetzung der Normalarbeitszeit) vom tatsächlichen Einkommen des Dienstnehmers ab. 

Da der Dienstnehmer nur vom tatsächlichen Entgelt einen Anteil zur AV zu tragen hat, darf der Entfall bzw. die Verminderung des AV-Beitrages auch nur das tatsächliche Entgelt betreffen. Der Dienstnehmeranteil zur AV aus der Differenz der fiktiven Beitragsgrundlage und des tatsächlichen Entgeltes, der vom Dienstgeber allein zu tragen ist, kann daher nicht entfallen bzw. vermindert werden. Aus diesem Grund ist in der mBGM eine eigene Verrechnungsbasis für die AV-Minderung erforderlich.

Für die Entscheidung, ob und welcher Abschlag für die Minderung der AV bei geringem Einkommen verwendet werden kann, ist die Höhe der allgemeinen Beitragsgrundlage bzw. der Sonderzahlung maßgeblich. Für die Verrechnung des Abschlages kommen dann die beiden Verrechnungsbasis-Typen für die spezielle AV-Minderung zur Anwendung, nämlich die "allgemeine Beitragsgrundlage für spezielle AV-Minderung“ (AZ) und die "Sonderzahlung für spezielle AV-Minderung“ (SA).

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Anzahl der Tarifblöcke

Eine Dienstnehmerin übt während der Karenz eine gering­fügige Beschäftigung aus. Diese ­endet mit 21.2.2021 und das ­karenzierte (vollversicherungspflichtige) Dienstverhältnis lebt mit 22.2.2021 wieder auf. Warum ist in diesem Fall eine mBGM (für den Regelfall) mit zwei Tarifblöcken zu übermitteln?
Grundsätzlich beinhaltet die versichertenbezogene mBGM nur ­einen Tarifblock. In folgenden Konstellationen ist jedoch zwingend mehr als ein Tarifblock erforderlich:

Wenn in einem Beitragszeitraum mehrere gleichartige (= regel­mäßige oder fallweise) Beschäftigungsverhältnisse vorliegen. Dies gilt sowohl für zeitlich hintereinanderliegende als auch für parallele Beschäftigungen (siehe Sachverhalt, aber auch z. B. bei Aufnahme einer neuen Beschäftigung während laufender Kündigungsentschädigung oder Urlaubs­ersatzleistung). 

Bei unterschiedlicher Verrechnung innerhalb eines Beitragszeitraumes (z. B. im Anschluss an ein untermonatig endendes Lehrverhältnis erfolgt eine Weiterbeschäftigung als Arbeiter/Angestellter).

Im Falle einer Unterbrechung der Versicherungszeit auf Grund einer Abmeldung ohne arbeitsrechtlichem Ende und einer neuerlichen Anmeldung (z. B. Truppenübung).

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Jährliche Abrechnung ­geringfügig Beschäftigter

Sind für geringfügig beschäftigte Dienstnehmer, die jährlich abgerechnet werden, auch (monatlich) mBGM zu erstatten?
Ja. Auch bei einer jährlichen Abrechnung sind für die betroffenen Versicherten (monatlich) mBGM zu erstatten. Diese sind in einem mBGM-Paket zusammenzufassen, welches durch Belegung des Feldes "Jährliche Abrechnung für geringfügige Beschäftigung" mit "Ja" entsprechend zu deklarieren ist.

Eine jährliche Abrechnung kann nur gemeinsam für den Unfallversicherungsbeitrag (gegebenenfalls zuzüglich Dienstgeberabgabe) und den Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge (BV-Beitrag) vorgenommen werden. Bei jährlicher Zahlungsweise der BV-Beiträge für geringfügig Beschäftigte ist zusätzlich ein Zuschlag von 2,50 % der zu leistenden BV-Beiträge zu entrichten.

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Wichtige Tipps

Anmeldung ohne Versicherungsnummer: Wird eine Anmeldung nur mit Geburtsdatum übermittelt, kann diese nur in Verbindung mit der Meldung "Versicherungsnummer Anforderung" verarbeitet werden. In diesem Fall ist neben dem Geburtsdatum allerdings der Referenzwert der Meldung "Versicherungsnummer Anforderung", die idealerweise vor der elektronischen Anmeldung erstattet wurde, anzugeben.

Referenzwert: Damit eine Storno-mBGM auch tatsächlich der Original­meldung zugeordnet und in weiterer Folge verarbeitet werden kann, ist es zwingend erforderlich, den korrekten Referenzwert der ursprünglichen Meldung anzuführen. Achtung: Die Summen der Beiträge müssen ebenfalls übereinstimmen.

Richtigstellung oder Storno der An-/Abmeldung: Auch hier ist der Referenzwert der Originalmeldung anzugeben. Wurde die erstattete An-/Abmeldung jedoch bereits per Richtigstellung korrigiert, ist der Referenzwert der letzten Meldung relevant.

mBGM: Die vor Arbeitsbeginn vereinbarte Beschäftigungsdauer ist wesentlich für die Verwendung der richtigen mBGM:

  • mBGM für mindestens einen Monat (oder länger) vereinbarte Beschäftigungsverhältnisse (= Regelfall),
  • mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung und
  • mBGM für fallweise Beschäftigte.


Verrechnungsgrundlage: Um Clearingfälle zu vermeiden, ist es besonders wichtig, die korrekte Verrechnungsgrundlage anzugeben. Folgende ­Varianten stehen zur Auswahl:

  • "1" = SV-Verrechnung und BV-Verrechnung mit Zeit in der SV und BV,
  • "2" = SV-Verrechnung mit Zeit in der SV,
  • "3" = BV-Verrechnung mit Zeit in der BV,
  • "4" = SV-Verrechnung ohne Zeit in der SV,
  • "5" = BV-Verrechnung ohne Zeit in der BV und
  • "6" = SV-Verrechnung und BV-Verrechnung ohne Zeit in der SV und BV.


Bitte achten Sie darauf:

  • Geben Sie bei der Anmeldung Ihrer Dienstnehmer den Beginn der Betrieblichen ­Vorsorge (BV) richtig an. Bitte korrigieren Sie allfällige Clearingrückmeldungen zu Anmeldungen mit fehlerhaftem BV-Beginn.
  • Melden Sie in der mBGM den Verrechnungsbeginn korrekt. Das Datenfeld "Beginn der Verrechnung“ ist je nach Fall entsprechend zu belegen bzw. zu ändern.
  • Verwenden Sie für die Abrechnung Ihrer Dienstnehmer immer die entsprechende (richtige) Beitragskontonummer.


Autor: Mag. Wolfgang Böhm/ÖGK