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Checkliste für den Jahreswechsel 2017

Veröffentlichung: NÖDIS, Nr. 1/Jänner 2017


Welche Meldungen sind zum Jahreswechsel zu erstatten? Bis wann müssen die Meldungen vorgelegt werden? Was gibt es Besonderes zu beachten? Wie bereits seit Jahren üblich, geben wir Ihnen auch heuer wieder einen Überblick über die Meldungserstattung zum Jahreswechsel.

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Jahreslohnzettel

Der Lohnzettel Finanz/SV ist für alle am Ende des Kalenderjahres 2016 beschäftigten Dienstnehmer (auch für geringfügig Beschäftigte) vorzulegen. Dies gilt sowohl für Selbstabrechner als auch für Vorschreibebetriebe. Die Lohnzettel Finanz/SV sind mittels elektronischem Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern (ELDA) zu übermitteln.

Für freie Dienstnehmer ist dem Finanzamt via ELDA die Mitteilung gemäß § 109a Einkommensteuergesetz 1988 (EStG 1988) anstelle des Lohnzettels Finanz zu übermitteln. Zusätzlich zu dieser Meldung ist ein Lohnzettel SV zu erstatten.

Für jede der Vollversicherung unterliegende Tätigkeit und jede geringfügige Beschäftigung ist ein separater Lohnzettel auszustellen. Dies gilt vor allem für durchgehende Arbeitsverhältnisse, bei denen es zu einem Wechsel zwischen Vollversicherung und geringfügiger Beschäftigung (oder umgekehrt) kommt. 

In diesem Fall sind sämtliche Daten der Betrieblichen Vorsorge (BV) auf dem Lohnzettel anzuführen, der im betreffenden Jahr die letzte Beitragszeit umfasst. Eine Aufteilung der Zeiten und Grundlagen der BV ist nicht zulässig.

Meldefristen:
Die Lohnzettel Finanz/SV sind grundsätzlich via ELDA bis Ende Februar 2017 zu übermitteln. Jahreslohnzettel 2016 in Papierform sind an das Finanzamt bereits bis Ende Jänner 2017 zu übermitteln.

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Schwerarbeitsmeldung 2016

Tätigkeiten, die auf das Vorliegen von Schwerarbeit im Sinne der Schwerarbeitsverordnung schließen lassen, sind zu melden. 

Betroffen sind weibliche Beschäftigte, die das 35. Lebensjahr, bzw. männliche Beschäftigte, die das 40. Lebensjahr vollendet haben. Die Meldepflicht entfällt für Dienstnehmer, die dem Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz (BUAG) unterliegen. 

Meldefrist:
Die Schwerarbeitsmeldung 2016 ist frühestens Anfang Jänner und spätestens Ende Februar via ELDA zu erstatten.

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Abrechnung geringfügig beschäftigter Dienstnehmer

Der Unfallversicherungsbeitrag (UV-Beitrag) für geringfügig Beschäftigte ist von Selbstabrechnern mit der Beitragsnachweisung (BN) für Dezember abzurechnen (sofern dies nicht bereits unterjährig erfolgte). Der UV-Beitrag beträgt unverändert 1,30 %.

Für geringfügig Beschäftigte, die das 60. Lebensjahr vollendet haben, fällt kein UV-Beitrag an. Allerdings ist die Beitragsgrundlage auf der Beitragsnachweisung einzutragen (Beitragsgruppe N24u/N14u bzw. L14u/M24u). 

Dies ist notwendig für den Dienstgeberabgleich. Dabei werden die am Lohnzettel gemeldeten Beitragsgrundlagen regelmäßig den Beitragsgrundlagen der Beitragsnachweisungen gegenübergestellt. Bei Differenzen sind Meldungen bzw. Abrechnungsunterlagen zu berichtigen.

Meldefrist:
Die Beitragsnachweisung 12/2016 ist bis spätestens 16.1.2017 zu übermitteln. Die Vorlagefrist für Beitragskonten mit SEPA Lastschrift-Mandat ist der 10.1.2017.

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Dienstgeberabgabe

Werden für einen Dienstgeber mehrere geringfügig Beschäftigte tätig, so ist pro Kalendermonat die Summe der monatlichen Beitragsgrundlagen (ohne Sonderzahlungen) dieser Dienstnehmer und freien Dienstnehmer zu ermitteln.

Übersteigt die sich ergebende Summe in einem Kalendermonat das Eineinhalbfache der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze (2016: € 623,58), hat der Dienstgeber zusätzlich zum Unfallversicherungsbeitrag in der Höhe von 1,30 % eine pauschalierte Dienstgeberabgabe (DAG) in der Höhe von 16,40 % (KV 3,85 % und PV 12,55 %) zu entrichten.

Grundlage für die Bemessung der DAG ist die Summe aller beitragspflichtigen Entgelte einschließlich der Sonderzahlungen der geringfügig beschäftigten Personen.

Die DAG ist zusammen mit dem Unfallversicherungsbeitrag jeweils für ein Kalenderjahr im Nachhinein zu entrichten (sofern dies nicht bereits unterjährig erfolgte). Anstelle der Beitragsgruppen N14, N24, L14 und M24 ist die Verrechnungsgruppe N72 mit dem Beitragssatz von 17,70 % (KV 3,85 %, PV 12,55 %, UV 1,30 %) zu verwenden. Für Rück- bzw. Nachverrechnungen steht die Verrechnungsgruppe N64 in Höhe von 16,40 % (nur KV und PV) zur Verfügung.

Für geringfügig beschäftigte Personen (Dienstnehmer, freie Dienstnehmer), welche das 60. Lebensjahr vollendet haben, ist seit 1.1.2004 kein Unfallversicherungsbeitrag zu entrichten. Zur Ermittlung, ob die DAG im Ausmaß von 16,40 % (ohne Unfallversicherungsbeitrag von 1,30 %) zu entrichten ist, ist auch die Summe der monatlichen allgemeinen Beitragsgrundlagen der in den Beitragsgruppen N14u, N24u, L14u und M24u gemeldeten Versicherten heranzuziehen. Versicherte in den Beitragsgruppen N14u, N24u, L14u und M24u sind - wenn die DAG zu entrichten ist - in der Verrechnungsgruppe N74 mit dem Beitragssatz von 16,40 % abzurechnen.

Selbstabrechner können die DAG auch monatlich abrechnen und mittels Beitragsnachweisung melden.

Treffen die Voraussetzungen für die DAG nicht zu, sind für die Abrechnung der Beiträge für geringfügig beschäftigte Personen in den Beitragsgruppen N14u, N24u, L14u und M24u die Summen der allgemeinen Beitragsgrundlagen und Sonderzahlungsgrundlagen der jeweiligen Beitragsgruppe anzuführen. Als Prozentsatz setzen Sie in diesem Falle 0,00 % und als Beitrag € 0,00 ein.

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Betriebliche Vorsorge

Bei jährlicher Zahlung des Beitrages zur Betrieblichen Vorsorge (BV) für geringfügig Beschäftigte fällt ein Zuschlag von 2,50 % des Beitrages zur BV an.

Meldefristen:
Von Selbstabrechnern ist für alle am Ende des Kalenderjahres 2016 beschäftigten Dienstnehmer der 2,50%ige Zuschlag des Beitrages zur BV mit der Beitragsnachweisung 12/2016 (bis spätestens 16.1.2017) zu melden. Vorschreibebetriebe haben die "Meldung zum BV-Beitrag" (samt dem etwaig anfallenden Zuschlag) bis spätestens 9.1.2017 zu erstatten.

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Die Meldefristen im Überblick

  • Jahreslohnzettel 2016 via ELDA: spätestens am 28.2.2017 (in Papierform an das Finanzamt: 31.1.2017).
  • Mitteilung gem. § 109a EStG 1988 für 2016: wie Jahreslohnzettel.
  • Schwerarbeitsmeldung 2016: 1.1.2017 bis 28.2.2017.
  • UV-Beitrag für geringfügig Beschäftigte, Dienstgeberabgabe, Beitrag und Zuschlag zur BV für geringfügig Beschäftigte von Selbstabrechnern mit jährlicher Abrechnung mittels Beitragsnachweisung für Dezember 2016.
  • Meldung zum Beitrag und Zuschlag zur BV für geringfügig Beschäftigte (für Vorschreibebetriebe): 9.1.2017.
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Lohnzettel und Beendigungsansprüche

Beendigungsansprüche, wie Urlaubsersatzleistungen oder Kündigungsentschädigungen, verlängern die Pflichtversicherung. Gehen diese über den Jahreswechsel hinaus, sind zwei getrennte Lohnzettel für jedes Kalenderjahr zu erstellen.

Achtung: Stellt sich nach der Übermittlung des Lohnzettels SV via ELDA heraus, dass Daten fehlerhaft sind, sind ein Storno und eine Neuübermittlung erforderlich. Berichtigungen bzw. Korrekturen des übermittelten Lohnzettels SV sind nicht möglich. 

Beispiel Beendigungsansprüche:

  • Ende der Beschäftigung: 30.11.2016
  • Ende Entgeltanspruch: 13.1.2017
  • Ende der Betrieblichen Vorsorge (BV): 13.1.2017
  • Urlaubsersatzleistung: 1.12.2016 bis 13.1.2017


Lösung:

  • Lohnzettel SV 01 - 12/2016 und BV 01 - 12/2016
  • Lohnzettel SV 01 - 01/2017 und BV 01 - 01/2017


Meldefrist:

  • Lohnzettel 2016: 2.1.2017, da der 31.12.2016 auf einen Samstag fällt.1
  • Lohnzettel 2017: 2.1.2017, da der 31.12.2016 auf einen Samstag fällt.1


1 Bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ist ein Lohnzettel bis zum Ende des Folgemonates vorzulegen. Die Frist beginnt mit dem arbeitsrechtlichen Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Nur bei Kündigung während des Krankenstandes beginnt die Frist erst ab dem Ende des Krankenentgeltanspruches zu laufen.

Autorin: Michaela Podgornik/NÖGKK