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Diäten richtig rechnen (IV): Unterwegs im Ausland

Veröffentlichung: "dienstgeber INFO", Nr. 4/Dezember 2004

Kostenersätze bei Auslandsdienstreisen


Bei Auslandsreisen ist für den Verpflegungsmehraufwand anstelle des Inlandstagesgeldes von € 26,40 der in der Reisegebührenvorschrift der Bundesbediensteten (RGV) für das jeweilige Land vorgesehene tägliche Höchstsatz heranzuziehen (unabhängig von der Höhe der Einkünfte). Abweichende Werte oder Regelungen in einer lohngestaltenden Vorschrift (z. B. Kollektivvertrag) haben steuerlich keine Auswirkung. 

Bei einer Auslandsdienstreise von mehr als fünf Stunden gebührt ein Drittel des Auslandsreiseersatzes, für mehr als acht Stunden zwei Drittel und für mehr als zwölf bis einschließlich 24 Stunden der volle Auslandsreiseersatz. Keine steuerfreien Auslandsersätze gibt es bei Reisen bis zu fünf Stunden. 

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Aufteilung Inland - Ausland

Das Inlandstagesgeld steht für die Gesamtreisezeit abzüglich der durch die Auslandsreisesätze erfassten Reisezeiten zu. Die Auslandsreise beginnt und endet in der Regel jeweils mit dem Grenzübertritt. Bei Flügen ist der Beginn der Auslandsreise der Abflug und das Ende die Ankunft am inländischen Flughafen. Werden Reisen unter Berücksichtigung ausländischer Strecken (z. B. Korridor Salzburg-Rosenheim-Kufstein) absolviert, liegen Inlandsdienstreisen vor. Sieht die RGV auf Grund der zu kurzen Dauer des Auslandsaufenthaltes keine Ersätze vor, zählt die gesamte Reisezeit als eine Inlandsdienstreise. Ob es sich um Dienstreisen mit ausschließlich ausländischer oder um solche mit gemischter in- und ausländischer Dienstverrichtung handelt, spielt keine Rolle.

Erhält der Arbeitnehmer nicht den in der RGV vorgesehenen Höchstsatz, sondern ein niedrigeres Auslandstagesgeld, kann er die Differenz zum Höchstsatz als Werbungskosten geltend machen.

Die Durchführung der Dienstreise ist zumindest durch einen Reisebericht und/oder eine Reisekostenabrechnung nachzuweisen.

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Geschäftsessen

Bezahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer anlässlich einer Auslandsdienstreise ein Geschäftsessen pro Tag, wird der entsprechende Auslandsreisesatz nicht gekürzt. Trägt der Arbeitgeber die Kosten für zwei Geschäftsessen pro Tag oder übernimmt er die Kosten der vollen Verpflegung, steht ein Drittel des entsprechenden Auslandsreiseersatzes zu.

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Nächtigungsgelder für Auslandreisen

Für Nächtigungen bei Auslandsreisen gelten die selben Grundsätze wie für Inlandsreisen. Nähere Informationen dazu finden Sie hier:

Diäten richtig rechnen (III): Nächtigungsgelder und Reisevergütungen


Nicht steuerbar sind Nächtigungsgelder (einschließlich der Kosten des Frühstücks) ohne Beleg bis zu dem in der RGV für das jeweilige Land vorgesehenen Höchstsatz.

Höhere Nächtigungsgelder sind dann steuerfrei zu behandeln, wenn die Kosten mit Belegen nachgewiesen werden.

Werden Nächtigungsmöglichkeiten kostenlos zur Verfügung gestellt, ist eine steuerfreie Behandlung der Nächtigungsgelder nicht möglich.

Hinsichtlich des Nachweises der Dienstreise und der Berücksichtigung von Werbungskosten gilt das selbe wie für Auslandstagesgelder.

Die beschriebenen steuerfreien Aufwandsersätze unterliegen auch nicht der Beitragspflicht in der Sozialversicherung.

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Rechenbeispiel

Montag: Beginn der Dienstreise: 8.00 Uhr (mit Pkw bzw. Bahn), Grenzübertritt 12.00 Uhr
Dienstag: Grenzübertritt bei Rückkehr: 14.00 Uhr, Ende der Dienstreise: 18.00 Uhr

Berechnung Auslandstagesgeld:
1. Reisetag von Montag 12.00 Uhr bis Dienstag 12.00 Uhr
= 24 Stunden = 1 voller Auslandstagessatz (3/3).

2. Reisetag von Dienstag 12.00 Uhr bis 14.00 Uhr
= 2 Stunden = kein Auslandstagessatz (0/3).

Für das Ausland gebührt also insgesamt 1 voller Auslandstagessatz (3/3).

Berechnung Inlandstagesgeld:
Gesamtreisedauer = 34 Stunden, dafür würden 22/12 des Inlandstagesgeldes zustehen (1 x 12/12 für 24 Stunden + 10/12 für die restlichen 10 Stunden).

22/12 abzüglich 3/3 (bzw. 12/12) für das Ausland
= Anspruch auf 10/12 Inlandstagesgeld.

Insgesamt gebühren also 3/3 des entsprechenden Auslandstagessatzes und 10/12 des Inlandstagesgeldes.