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Diäten richtig rechnen (III): Nächtigungsgelder und Reisevergütungen

Veröffentlichung: "dienstgeber INFO", Nr. 3/November 2004
Varianten und Besonderheiten 


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Nächtigungsgelder

Nächtigungsgelder sind nur dann steuerfrei, wenn tatsächlich genächtigt wird. Bei Entfernungen von mindestens 120 Kilometern zwischen Einsatzort und Wohnort gilt die Nächtigung als glaubhaft. Das bedeutet: Der Arbeitgeber braucht in diesem Fall nicht zu prüfen, ob der Arbeitnehmer auch wirklich außerhalb seines Wohn- bzw. Dienstortes übernachtet hat. Anders bei Entfernungen unter 120 Kilometern: Hier muss die Nächtigung nachgewiesen werden.

Bei den Nächtigungsgeldern für Inlandsdienstreisen gibt es drei Varianten:

  • Stellt der Arbeitgeber kostenlos eine Nächtigungsmöglichkeit zur Verfügung, sind zusätzlich bezahlte Nächtigungsgelder steuerpflichtig.
  • Weist der Arbeitnehmer durch Belege seine Nächtigungskosten und die Kosten des Frühstücks nach, kann der Arbeitgeber diese in voller Höhe steuerfrei ersetzen oder direkt übernehmen.
  • Weist der Arbeitnehmer die Höhe der Nächtigungskosten nicht nach, können € 15,-- pauschal als Nächtigungsaufwand (einschließlich Frühstück) steuerfrei ausbezahlt werden. Dies ist auch dann möglich, wenn der Arbeitnehmer eine Nächtigungsmöglichkeit im Fahrzeug (Lkw, Bus) hat. Werden dem Arbeitnehmer weniger als € 15,-- ausbezahlt, kann der übersteigende Teil als Werbungskosten geltend gemacht werden.


Liegt eine Dienstreise nach der Legaldefinition vor, kann das Nächtigungsgeld bloß für einen Zeitraum von höchstens sechs Monaten nicht-steuerbar berücksichtigt werden. Ab dem siebenten Monat wird der Einsatzort zum Mittelpunkt der Tätigkeit.

Steuerfreie Nächtigungsgelder sind auch in der Sozialversicherung beitragsfrei. 

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Reisevergütungen

Beträge, die anlässlich einer Dienstreise als Reisevergütungen (Fahrtkostenvergütungen, Kilometergelder) gezahlt werden, sind steuerfrei (§ 26 Z 4 Einkommensteuergesetz 1988 - EStG 1988). Die sozialversicherungsrechtliche Beitragsfreiheit hängt hier ebenfalls von der Lohnsteuerfreiheit ab.

Bei einer Dienstreise nach der Legaldefinition sind die Fahrtkosten im Regelfall vom Dienstort aus zu berechnen. Die Fahrtkosten sind vom Wohnort aus zu berechnen, wenn die Dienstreise von dort aus angetreten wird. Fahrtkosten können auch für Fahrten zwischen zwei oder mehreren Mittelpunkten der Tätigkeit steuerfrei gewährt werden, sofern der Aufwand nicht bereits durch den Verkehrsabsetzbetrag und ein etwaiges Pendlerpauschale abgegolten wurde.

Da die Steuerfreiheit der Fahrtkostenersätze unabhängig von jener der Tagesgelder ist, können die Ersätze auch bei dienstlichen Fahrten mit einem arbeitnehmereigenen Kfz für Fahrten in einem Einsatzgebiet steuerfrei sein.

Verlagert sich das regelmäßige Tätigwerden an einen neuen Dienstort (Arbeitsstätte), handelt es sich um keine Dienstreisen mehr, sondern um Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Näheres dazu weiter unten).

Bei Dienstreisen mit Nächtigung (= Legaldefinition - 2. Tatbestand), sind nur die Fahrtkosten für die erste Hinfahrt, für dienstliche Fahrten am Einsatzort und für die letzte Rückfahrt nicht steuerbar. Für alle anderen Hin- und Rückfahrten sind diese Aufwendungen für Familienheimfahrten nach den allgemeinen Voraussetzungen als Werbungskosten zu berücksichtigen.

Nähere Informationen zum Thema "Legaldefinition" finden Sie hier:

Diäten richtig rechnen (I): Begriffserklärung "Legaldefinition"

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Lohngestaltende Vorschriften

Fahrtkosten, die anlässlich einer Dienstreise auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift (z. B. eines Kollektivvertrages) gezahlt werden, sind insoweit nicht steuerbar, als sie die Höhe der tatsächlichen Kosten oder - bei Verwendung eines arbeitnehmereigenen Kfz - die amtlichen Kilometergelder nicht übersteigen. Unabhängig davon, ob eine lohngestaltenden Vorschrift den Ersatz von Fahrtkosten vorsieht oder nicht.

Als für die Abgrenzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte maßgeblicher Dienstort ist der sich aus dem Kollektivvertrag ergebende Dienstort heranzuziehen. Bei Versetzungen, Zuteilungen, Entsendungen usw. wird also ein (neuer bzw. weiterer) Dienstort aus steuerlicher Sicht nur dann begründet, wenn dies auch arbeitsrechtlich der Fall ist.

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Gemeinsame Bestimmungen für alle Dienstreisen

Öffentliche Verkehrsmittel

Werden für ein öffentliches Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Bus, Flugzeug, Taxi) die tatsächlich angefallenen Kosten ersetzt, sind diese Vergütungen steuerfrei. Bedingung: Sie werden entsprechend nachgewiesen (durch Originalfahrscheine, Tickets, Belege). Pauschale Ersätze des Arbeitgebers stellen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar!

Limitierte Ersätze, bei denen der Arbeitgeber die tatsächlichen (nachgewiesenen) Aufwendungen bis zu einer festgelegten Obergrenze ersetzt, bleiben steuerfrei. Sie dürfen aber die tatsächlichen Aufwendungen nicht übersteigen.

Erhält der Arbeitnehmer für dienstliche Zwecke eine Netzkarte, die er auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen kann, so ist grundsätzlich der (gesamte) Wert der Netzkarte als steuerpflichtiger Sachbezug anzusetzen. Kein Sachbezugswert ist aber anzusetzen, wenn zumindest 25 Dienstfahrten pro Kalendermonat im Jahresdurchschnitt nachgewiesen und dafür keine Kostenersätze gezahlt werden. Das Überlassen eines Einzelfahrscheines ist nicht steuerbar.

Ersetzt der Arbeitgeber die Kosten für ein Umweltticket bzw. die Vorteilscard, so ist grundsätzlich im Hinblick auf die Möglichkeit der Privatnutzung der (gesamte) Wert des Umwelttickets bzw. der Vorteilscard als steuerpflichtiger Sachbezug anzusetzen.

Kilometergelder

Verwendet der Arbeitnehmer für Dienstreisen ein eigenes Kfz, steht als Fahrtkostenersatz höchstens das amtliche Kilometergeld zu (§ 26 Z 4 EStG).

Eine kilometermäßige Begrenzung gibt es nicht. Die Beträge können bei der Lohnverrechnung auf volle Cent gerundet werden.

Der Arbeitgeber kann das Kilometergeld auch dann in Höhe der amtlichen Sätze steuerfrei auszahlen, wenn eine lohngestaltende Vorschrift niedrigere Sätze oder nur den Ersatz des öffentlichen Verkehrsmittels vorsieht.

Das Kilometergeld stellt eine Pauschalabgeltung dar, in der sämtliche Kosten für das arbeitnehmereigene Kraftfahrzeug inkludiert sind. Zusätzlich zum amtlichen Kilometergeld bezahlte tatsächliche Aufwendungen (wie z. B. Parkgebühren, Mauten oder Autobahnvignetten) sind daher steuerpflichtig.

Bezahlt der Arbeitgeber Prämien zu einer Kfz-Versicherung für ein arbeitnehmereigenes Kfz und ist der Arbeitnehmer aus dem Versicherungsvertrag begünstigt, liegt ein steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn vor.

Werden vom Arbeitgeber "limitierte Kilometergelder" bezahlt, die als Vorauszahlung für durchzuführende Dienstreisen anzusehen sind, handelt es sich um keine steuerlich unzulässige Pauschalierung, wenn der Arbeitgeber eine Jahresabrechnung vornimmt und eine Rückzahlung in Höhe des nicht ausgeschöpften Jahresbetrages verlangt. Weitere Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch vorlegt, aus dem die konkreten Dienstfahrten einwandfrei ersichtlich sind. Pauschalierte Vorauszahlungen sind jedoch steuerpflichtig, wenn nicht zumindest einmal jährlich eine Abrechnung erfolgt.

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Das Kilometergeld beträgt je Kilometer (seit 1.1.2002):

  • für Pkw und Kombi € 0,356
  • für Krafträder bis 250 cm3 € 0,113
  • für Krafträder über 250 cm3 € 0,201
  • für jede mitbeförderte Person € 0,043


Die amtlichen Kilometergelder decken folgende Aufwendungen ab:

  • Absetzung für Abnutzung
  • Benzin, Öl
  • Service- und Reparaturkosten auf Grund des laufenden Betriebs
  • Zusatzausrüstungen (Winterreifen, Autoradio usw.)
  • Steuern, (Park)Gebühren, Mauten, Autobahnvignette
  • Versicherungen
  • Mitgliedsbeiträge für Autofahrerklubs
  • Fahrzeugkosten

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Nachweis bei Bezahlung von Kilometergeldern

Bedingung für die Gewährung von Kilometergeldern ist, dass der Arbeitnehmer fortlaufend und übersichtlich ein Fahrtenbuch führt. Anzugeben sind: Datum, Ausgangs- und Zielpunkt (samt jeweiligem Kilometerstand), gefahrene Kilometer (beruflich/privat) sowie der Zweck jeder einzelnen Fahrt.

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Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Der Ersatz der tatsächlichen Kosten für Fahrten des Dienstnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit Massenbeförderungsmitteln bleibt nur in der Sozialversicherung beitragsfrei (§ 49 Abs. 3 Z 20 Allgemeines Sozialversicherungsgesetz - ASVG). Nach dem EStG sind derartige Fahrtkosten zu versteuern, weil sie bereits durch den Verkehrsabsetzbetrag und gegebenenfalls das Pendlerpauschale abgegolten sind!

Beitrags- und lohnsteuerfrei ist dagegen die Beförderung der Dienstnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auf Kosten des Dienstgebers ("Werkverkehr").