DRUCKEN

Diäten richtig rechnen (I)

Veröffentlichung: "dienstgeber INFO", Nr. 1/Mai 2004


Dienstreisen und ihre sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen sind ein vielschichtiges und komplexes Thema, das in der Praxis nicht immer leicht in den Griff zu bekommen ist. Unsere mit dieser Ausgabe beginnende Serie soll Ihnen helfen, sich im "Diätendschungel" besser zurecht zu finden. 

Unternimmt ein Arbeitnehmer eine Dienstreise, entstehen ihm durch zusätzliche Fahrt-, Nächtigungs- oder Lebenshaltungskosten in der Regel höhere Ausgaben als während eines "normalen" Arbeitstages. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, ihm diese Mehrauslagen in Form von Reisekostenentschädigungen (Diäten) zu ersetzen. 

zum Seitenanfang springen

Sind Diäten beitragsfrei?

Das Allgemeine Sozialversicherungsgesetz (ASVG) regelt dazu Folgendes (§ 49 Abs. 3 Z 1):

Kein Entgelt (und somit beitragsfrei) sind Vergütungen des Dienstgebers an den Dienstnehmer, mit denen dienstliche Verrichtungen für den Dienstgeber veranlassten Aufwendungen des Dienstnehmers abgegolten werden (Auslagenersatz).

Zu diesen beitragsfreien Vergütungen gehören insbesondere:

  • Fahrtkostenvergütungen (einschließlich der Vergütungen für Wochenend- bzw. Familienheimfahrten),
  • Tagesgelder und
  • Nächtigungsgelder,

soweit sie nach § 26 Einkommensteuergesetz (EStG) nicht der Einkommensteuer(Lohnsteuer)pflicht unterliegen!

All diese Zahlungen sind also nur dann beitragsfrei, wenn sie auch lohnsteuerfrei (nicht steuerbar) sind.

zum Seitenanfang springen

Wann besteht Lohnsteuerfreiheit?

Das EStG bestimmt in diesem Zusammenhang, dass Beträge, die aus Anlass einer Dienstreise als Reisevergütungen (Fahrtkostenvergütungen, Kilometergelder) und als Tages- und Nächtigungsgelder gezahlt werden, bis zu einer bestimmten Höhe nicht der Steuerpflicht unterliegen.

Grundvoraussetzung ist also, dass auch tatsächlich eine Dienstreise vorliegt. Der Begriff der Dienstreise ist im EStG geregelt, aber auch lohngestaltende Vorschriften können derartige Bestimmungen enthalten. Gibt es in einer lohngestaltenden Vorschrift (im Sinne des § 68 Abs. 5 Z 1 bis 6) eine besondere Regelung des Begriffes Dienstreise, so ist diese Regelung anzuwenden. Wenn dies nicht der Fall ist, kommt die Definition des EStG (= Legaldefinition) zum Tragen!

Der Dienstreisebegriff einer lohngestaltenden Vorschrift muss im Wesentlichen der Legaldefinition entsprechen, also Tätigkeiten außerhalb des Dienstortes umfassen. Einzelne Merkmale (z.B. Entfernungen) können aber durchaus unterschiedlich geregelt sein. Eine Dienstreise auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift liegt jedenfalls auch dann vor, wenn diese Regelungen über Tagesgelder (Trennungsgelder etc.) enthält.

keyword

Lohngestaltende Vorschriften im Sinne des § 68 Abs. 5 Z 1 bis 6 EStG sind: 

  • gesetzliche Vorschriften,
  • von Gebietskörperschaften erlassene Dienstordnungen,
  • aufsichtsbehördlich genehmigte Dienst(Besoldungs)ordnungen der Körperschaften des öffentlichen Rechtes,
  • vom ÖGB für seine Bediensteten festgelegte Arbeitsordnungen,
  • Kollektivverträge,
  • Betriebsvereinbarungen, die auf Grund besonderer kollektivvertraglicher Ermächtigungen abgeschlossen wurden,
  • Betriebsvereinbarungen, die wegen Fehlens eines kollektivvertragsfähigen Vertragsteils auf der Arbeitgeberseite zwischen einem einzelnen Arbeitgeber und dem kollektivvertragsfähigen Vertragsteil auf der Arbeitnehmerseite abgeschlossen wurden.


Freie Betriebsvereinbarungen oder einzelne Dienstverträge gehören also nicht dazu!

zum Seitenanfang springen


Das EStG (§ 26 Z 4) unterscheidet zwischen ...

1. Dienstreisen im Nahbereich (Legaldefinition - 1. Tatbestand)

Eine Dienstreise nach dem 1. Tatbestand liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager usw.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt.

Weitere Voraussetzung:

Dem Arbeitnehmer kann die tägliche Rückkehr zu seinem Wohnort (Familienwohnsitz) zugemutet werden (ist dies nicht der Fall, so handelt es sich um eine Dienstreise nach dem 2. Tatbestand der Legaldefinition).

Unter Wohnort (Familienwohnsitz) ist der Mittelpunkt der Lebensinteressen zu verstehen.

Als Dienstort wird in den Lohnsteuerrichtlinien der regelmäßige Mittelpunkt des tatsächlich dienstlichen Tätigwerdens bezeichnet. Dies wird in den meisten Fällen der Betriebsort des Unternehmens sein. Wird die Tätigkeit jedoch regelmäßig außerhalb des Betriebsortes ausgeübt, so ist diese "Einsatzstelle" der Dienstort.

Bei Arbeitnehmern, die ihre Dienstreise vom Wohnort aus antreten (z. B. Vertretern), tritt an die Stelle des Dienstortes der Wohnort (Wohnung, gewöhnlicher Aufenthalt, Familienwohnsitz).

2. Dienstreisen mit Nächtigung (Legaldefinition - 2. Tatbestand)

Von einer Dienstreise nach dem 2. Tatbestand des § 26 Z 4 EStG spricht man dann, wenn ein Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) nicht zugemutet werden kann.

Die Unzumutbarkeit der täglichen Rückkehr ist jedenfalls dann anzunehmen, wenn der Familienwohnsitz mehr als 120 Kilometer vom Beschäftigungsort entfernt ist. Kehrt der Arbeitnehmer aber trotzdem täglich nach Hause zurück, ist die Unzumutbarkeit zu verneinen.

In begründeten Einzelfällen kann auch eine kürzere Wegstrecke unzumutbar sein. Als Kriterien werden dazu u.a. die Fahrtdauer, die Lage der Arbeitsstelle oder die Fahrpläne der öffentlichen Verkehrsmittel herangezogen.

Wählt jemand aus privaten Gründen seinen Arbeitsplatz außerhalb der üblichen Entfernung von seinem ständigen Wohnort (oder umgekehrt), wird dadurch keine Dienstreise begründet (Fehlen des dienstlichen Auftrages).

Ob eine Dienstreise auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift oder des 1. bzw. 2. Tatbestandes der Legaldefinition vorliegt, ist deshalb von Bedeutung, da sich daraus unterschiedliche Auswirkungen bei der steuerlichen Behandlung der Tages- und Nächtigungsgelder sowie der Fahrtkosten ergeben.

zum Seitenanfang springen

Tagesgelder

Für Tagesgelder, egal welcher Art die Dienstreise ist, gilt laut EStG Folgendes: Das Tagesgeld für Inlandsdienstreisen darf bis zu € 26,40 pro Tag betragen. Dauert eine Dienstreise länger als 3 Stunden, so kann für jede angefangene Stunde ein Zwölftel gerechnet werden. Das volle Tagesgeld steht für 24 Stunden zu (sieht aber eine lohngestaltende Vorschrift eine Abrechnung des Tagesgeldes nach Kalendertagen vor, so steht das Tagesgeld für den Kalendertag zu). Zahlt der Arbeitgeber höhere Tagesgelder, sind die Beträge, die über € 26,40 liegen, steuerpflichtiger (und damit auch sozialversicherungspflichtiger) Arbeitslohn.

Wie die steuerfreien Tagesgelder ermittelt werden und welche Unterschiede es macht, ob jemand eine Dienstreise auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift oder der Legaldefinition unternimmt: Das lesen Sie im 2. Teil von "Diäten richtig rechnen".