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Die Bedeutung des Dienstgeberabgleiches

Veröffentlichung: NÖDIS, Nr. 14/Dezember 2010


Der Dienstgeberabgleich ist ein wichtiges Instrument um sicherzustellen, dass sämtliche Beiträge korrekt abgerechnet und die Beitragsgrundlagen der Dienstnehmer ordnungsgemäß erfasst wurden.

Damit jeder Versicherte die ihm zustehenden Leistungen in dem ihm zustehenden Ausmaß erhält, wie z. B. Pension, Betriebliche Vorsorge, ist ein korrekt ausgefertigter Beitragsgrundlagennachweis (L 16) von größter Bedeutung. Natürlich müssen auch für alle der Beitragspflicht unterliegenden Entgelte die entsprechenden Beiträge abgerechnet werden. Um dies zu gewährleisten, wird für sämtliche Beitragskonten regelmäßig ein Dienstgeberabgleich durchgeführt.

Im Lohnsummenverfahren werden die mittels monatlicher Beitragsnachweisung (BN) in einer Gesamtsumme gemeldeten Beitragsgrundlagen mit den in den L 16 je Versichertem enthaltenen Jahresbeitragsgrundlagen verglichen. Im Vorschreibebereich erfolgt der diesbezügliche Abgleich auf Basis der für die Beitragsvorschreibung vom Dienstgeber unterjährig gemeldeten beitragspflichtigen Entgelte. Die Beiträge zur Betrieblichen Vorsorge (BV-Beiträge) werden in ähnlicher Weise geprüft.

Im Rahmen dieses Abgleiches kommt es oftmals dazu, dass Differenzen zwischen den abgerechneten Beiträgen bzw. Beitragsgrundlagen und den mittels L 16 gemeldeten Jahresbeitragsgrundlagen auftreten. Die in diesem Zusammenhang erforderlichen Berichtigungen - samt der Korrektur zu bereits gesendeten Meldungen - hat in weiterer Folge der Dienstgeber als Meldepflichtiger per ELDA vorzunehmen. Um Ihnen zeitintensive Richtigstellungen zu ersparen, haben wir einige der häufigsten Fehlerquellen zusammengefasst.

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Kommt es auf Grund des Dienstgeberabgleiches zu Beitragsnachverrechnungen gilt grundsätzlich die fünfjährige Verjährungsfrist gemäß § 68 Abs. 1 des Allgemeinen Sozialversicherungsgesetzes (ASVG).

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Aufrollungen

Beachten Sie bei Aufrollungen, dass die notwendigen BN, Lohnänderungsmeldungen bzw. Sonderzahlungsmeldungen und die mittels L 16 bekannt zu gebenden Beitragsgrundlagen immer für jenen Abrechnungszeitraum erstellt werden, dem das beitragspflichtige Entgelt tatsächlich zuzuordnen ist.

Beispiel: Im März 2011 wird ein arbeitsgerichtlicher Vergleich abgeschlossen. Dem Dienstnehmer werden Überstunden, die im Jahr 2007 erbracht wurden, zugesprochen. Diese Überstunden sind aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht nun jenen Beitragszeiträumen zuzuordnen, in denen der jeweilige Anspruch entstanden ist. Der Zeitpunkt der Auszahlung ist unerheblich. In diesem Fall sind sowohl die BN bzw. Lohnänderungsmeldungen als auch der Lohnzettel für das Jahr 2007 zu berichtigen.

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Fehlerhafte Lohnzettel

Eine häufige Fehlerursache bei der Ausfertigung der Lohnzettel ist, dass Sonderzahlungen und Teilentgelte (50%ige Entgeltfortzahlung) fälschlicherweise der allgemeinen Beitragsgrundlage zugerechnet werden. Tragen Sie bitte diese Bezüge immer in die dafür vorgesehenen Felder des L 16 ein. Wird ein Dienstverhältnis während eines Jahres beendet (z. B. bei Saisonbetrieben), ist ein unterjähriger L 16 zu erstatten. Kommt es im selben Jahr zu einer Wiederaufnahme der Beschäftigung, sind die bereits mit dem unterjährigen L 16 gemeldeten Beitragsgrundlagen im Jahreslohnzettel nicht mehr zu berücksichtigen.

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Urlaubsersatzleistung (UE) und Kündigungsentschädigung (KE)

Die Abrechnung einer UE bzw. KE bereitet auf Grund der unterschiedlichen sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Vorschriften oft Probleme. Arbeitsrechtlich sind diese Bezüge bei Beendigung des Dienstverhältnisses sofort zur Auszahlung zu bringen. In der Sozialversicherung verlängern sie die Pflichtversicherung entsprechend. Die Beiträge und Beitragsgrundlagen sind somit jedenfalls zeitraumkonform abzurechnen.

Beispiel: Ein Dienstnehmer hat in der Zeit vom 15.12.2010 bis 15.1.2011 Anspruch auf eine UE. Für die entsprechenden Teile der UE, die in das Jahr 2010 bzw. 2011 fallen, ist jeweils ein eigener L 16 zu erstellen. Die Beitragsabrechnung hat mittels BN für Dezember 2010 und Jänner 2011 zu erfolgen. 

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Geringfügig Beschäftigte

Für geringfügig Beschäftigte sind immer eigene Lohnzettel zu erstellen. Vergessen Sie auch nicht, die Unfallversicherungsbeiträge spätestens mit der BN für Dezember abzurechnen. Für Personen, die das 60. Lebensjahr vollendet haben, fallen keine UV-Beiträge mehr an, die Beitragsgrundlagen sind dennoch mittels BN zu melden. Wenn Sie die BV-Beiträge (nach entsprechender Vereinbarung mit der Kasse) jährlich entrichten, hat dies inklusive eines 2,5%igen Zuschlages zu erfolgen. Lesen Sie dazu auch folgenden Artikel:

Checkliste für den Jahreswechsel

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Betriebliche Vorsorge

BV-Beiträge können nur auf Basis des Betrieblichen Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorgegesetzes (BMSVG) entrichtet werden. Darüber hinausgehende freiwillige Zahlungen dürfen nicht abgerechnet werden.

Achten Sie in diesem Zusammenhang besonders darauf, dass für das erste Monat der Beschäftigung im Regelfall (Ausnahme: Wiedereintritt innerhalb von 12 Monaten) keine BV-Beiträge zu entrichten sind. 

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Lohnänderungs- und Sonderzahlungsmeldungen

Im Vorschreibebereich wird bei Entgeltschwankungen immer wieder übersehen, unterjährige Lohnänderungsmeldungen zu erstatten. Dies führt im Rahmen des Dienstgeberabgleiches dazu, dass die mittels L 16 auf Basis des Lohnkontos bekannt gegebenen Beitragsgrundlagen von den der Kasse zwecks monatlicher Beitragsvorschreibung gemeldeten beitragspflichtigen Entgelten abweichen. Um diese Differenzen zu vermeiden, achten Sie bitte während des Jahres stets darauf, die entsprechenden Lohnänderungsmeldungen zu erstatten.

Vergessen Sie auch nicht auf die Übermittlung von Sonderzahlungsmeldungen sowie auf die Meldung zum BV-Beitrag durch Vorschreibebetriebe.

Autorinnen: Jutta Strasser, Alexandra Ziegelwanger, Nina Zwicker/NÖGKK