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Checkliste für den Jahreswechsel

Veröffentlichung: NÖDIS, Nr. 18/Dezember 2014


Welche Meldungen sind zum Jahreswechsel zu erstatten? Was gibt es Besonderes zu beachten? Bis wann müssen die Meldungen vorgelegt werden? Nachfolgend ein Überblick über die Meldungserstattung zum Jahreswechsel.

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Jahreslohnzettel

Der Lohnzettel Finanz/SV ist für alle am Ende des Kalenderjahres 2014 beschäftigten Dienstnehmer (auch für geringfügig Beschäftigte) vorzulegen. Dies gilt sowohl für Selbstabrechner als auch für Vorschreibebetriebe. Die Lohnzettel Finanz/SV sind mittels elektronischem Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern (ELDA) zu übermitteln.

Für freie Dienstnehmer ist dem Finanzamt via ELDA die Mitteilung gemäß § 109a Einkommensteuergesetz 1988 (EStG 1988) anstelle des Lohnzettels Finanz zu übermitteln. Zusätzlich zu dieser Meldung ist ein Lohnzettel SV zu erstatten.

Für jede Tätigkeit, die der Vollversicherung unterliegt, und jede geringfügige Beschäftigung ist ein separater Lohnzettel auszustellen. Dies gilt vor allem für durchgehende Arbeitsverhältnisse, bei denen es zu einem Wechsel zwischen Vollversicherung und geringfügiger Beschäftigung (oder umgekehrt) kommt. In diesem Fall sind sämtliche Daten der Betrieblichen Vorsorge (BV) auf dem Lohnzettel anzuführen, der die letzte Beitragszeit umfasst. Eine Aufteilung der Zeiten und Grundlagen der BV ist nicht zulässig.

Meldefristen:

  • Die Lohnzettel Finanz/SV sind grundsätzlich via ELDA bis Ende Februar 2015 zu übermitteln. Da der 28.2.2015 auf einen Samstag fällt, endet die Frist am nächstfolgenden Werktag (2.3.2015).
  • Jahreslohnzettel 2014 in Papierform (nur in Ausnahmefällen) sind an das Finanzamt bis Ende Jänner 2015 zu übermitteln. Da der 31.1.2015 ebenfalls auf einen Samstag fällt, muss der Lohnzettel bis spätestens 2.2.2015 dem Finanzamt übermittelt werden.
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Beendigungsansprüche

Beendigungsansprüche wie etwa Urlaubsersatzleistung oder Kündigungsentschädigung verlängern die Pflichtversicherung. Gehen diese Beendigungsansprüche über den Jahreswechsel hinaus, sind zwei getrennte Lohnzettel für jedes Kalenderjahr zu erstellen. Siehe dazu folgendes Beispiel.

Lohnzettel: Beendigung des Dienstverhältnisses am 31.12.2014

Angaben:

  • Das Dienstverhältnis von Herrn Mustermann endet am 31.12.2014.
  • Urlaubsersatzleistung gebührt von 1.1.2015 bis 15.1.2015.
  • Allgemeine Beitragsgrundlage (BGAL) 2014: € 30.000,00.
  • Beitragsgrundlage Sonderzahlung (BGSZ) 2014: € 5.000,00.
  • Urlaubsersatzleistung (UE) - BGAL: € 1.250,00; BGSZ: € 208,33.


Lösung:

Lohnzettel 2014 (Meldefrist 2.2.2015)1

  • BGAL: € 30.000,00; BGSZ: € 5.208,33.
  • BV-Beitragsgrundlage inklusive Sonderzahlung (BVBG): € 35.208,33.
  • Eingezahlter Beitrag an BV (BVBE): € 538,69.


Lohnzettel 2015 (Meldefrist 2.2.2015)1

  • BGAL: € 1.250,00.
  • BVBG: € 1.250,00; BVBE: € 19,13.

1 Bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ist ein Lohnzettel bis zum Ende des Folgemonates vorzulegen. Die Frist beginnt mit dem arbeitsrechtlichen Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Nur bei Kündigung während des Krankenstandes beginnt die Frist erst ab dem Ende des Krankenentgeltanspruches zu laufen. 

Achtung: Stellt sich nach der Übermittlung des Lohnzettels SV via ELDA heraus, dass Daten fehlerhaft sind, sind ein Storno und eine Neuübermittlung erforderlich. Berichtigungen bzw. Korrekturen des übermittelten Lohnzettels SV sind nicht möglich.

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Schwerarbeitsmeldung 2014

Tätigkeiten, die auf das Vorliegen von Schwerarbeit im Sinne der Schwerarbeitsverordnung schließen lassen, sind zu melden. 

Betroffen sind weibliche Beschäftigte, die das 35. Lebensjahr, bzw. männliche Beschäftigte, die das 40. Lebensjahr vollendet haben. Die Meldepflicht entfällt für Dienstnehmer, die dem Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz (BUAG) unterliegen. 

Meldefrist: Die Schwerarbeitsmeldung ist frühestens Anfang Jänner und spätestens Ende Februar via ELDA zu erstatten. Da der 28.2.2015 auf einen Samstag fällt, endet die Frist am nächstfolgenden Werktag (2.3.2015).

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Abrechnung geringfügig beschäftigter Dienstnehmer

Der Beitrag zur Unfallversicherung (UV-Beitrag) für geringfügig Beschäftigte ist von Selbstabrechnern mit der Beitragsnachweisung (BN) für Dezember abzurechnen (sofern dies nicht bereits unterjährig erfolgte). 

Da der UV-Beitrag mit 1.7.2014 von 1,40 % auf 1,30 % gesenkt wurde, ist bei Selbstabrechnern Folgendes zu berücksichtigen:

  • Rechnen Sie in einem ersten Schritt auch die Beitragszeiträume ab Juli 2014 mit dem UV-Beitrag in Höhe von 1,40 % ab. Die Beitragsgruppen (z. B. N14) bleiben dieselben wie bisher.
  • Danach verringern Sie in der Beitragsnachweisung den abgerechneten 1,40%igen UV-Beitrag für die Beitragszeiträume Juli bis Dezember 2014 mittels der Verrechnungsgruppe C14 um 0,10 %.


Für geringfügig Beschäftigte, die das 60. Lebensjahr vollendet haben, fällt kein UV-Beitrag an. Allerdings ist die Beitragsgrundlage auf der Beitragsnachweisung einzutragen (Beitragsgruppe N24u/N14u bzw. L14u/M24u). Dies ist notwendig für den Dienstgeberabgleich. Dabei werden die am Lohnzettel gemeldeten Beitragsgrundlagen regelmäßig den auf den Beitragsnachweisungen abgerechneten Beiträgen gegenübergestellt. Bei Differenzen sind Meldungen bzw. Abrechnungsunterlagen zu berichtigen.

Meldefrist: Die Beitragsnachweisung 12/2014 ist bis 15.1.2015 zu übermitteln (Vorlagefrist für Beitragskonten mit SEPA Lastschrift-Mandat: 12.1.2015).

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Dienstgeberabgabe (DAG)

Die DAG (16,40 % der allgemeinen Beitragsgrundlagen der geringfügig beschäftigten Personen inklusive Sonderzahlungen) ist zu entrichten, wenn die monatlichen Beitragsgrundlagen aller geringfügig Beschäftigten des Dienstgebers das 1,5fache der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze (2014: € 592,97) übersteigen. Die Meldung erfolgt von Selbstabrechnern mittels Beitragsnachweisung für 12/2014.

Dabei ist auf Grund der mit 1.7.2014 erfolgten Senkung des UV-Beitrages Folgendes zu beachten: Rechnen Sie die pauschalierte Dienstgeberabgabe im Ausmaß von 17,80 % ab. Verringern Sie im Anschluss den zu entrichtenden Beitrag für die Beitragszeiträume Juli bis Dezember 2014 mittels der Verrechnungsgruppe C14 um 0,10 %.

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Betriebliche Vorsorge (BV)

Bei jährlicher Zahlung des Beitrages zur BV für geringfügig Beschäftigte fällt ein Zuschlag von 2,50 % des Beitrages zur BV an.

Meldefrist: Von Selbstabrechnern ist der 2,50%ige Zuschlag des Beitrages zur BV mit der Beitragsnachweisung 12/2014 (bis spätestens 15.1.2015) zu melden. Vorschreibebetriebe haben die "Meldung zum BV-Beitrag" (samt Zuschlag) bis spätestens 7.1.2015 zu erstatten.

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Die Meldefristen im Überblick

  • Jahreslohnzettel 2014 via ELDA: 2.3.2015, da der 28.2.2015 auf einen Samstag fällt.
  • Jahreslohnzettel 2014 in Papierform an Finanzamt (nur in Ausnahmefällen): 2.2.2015, da der 31.1.2015 auf einen Samstag fällt.
  • Mitteilung gem. § 109a EStG 1988 für 2014: wie Jahreslohnzettel.
  • Schwerarbeitsmeldung 2014: 1.1.2015 bis 2.3.2015, da der 28.2.2015 auf einen Samstag fällt.
  • UV-Beitrag für geringfügig Beschäftigte, DAG, Beitrag und Zuschlag zur BV für geringfügig Beschäftigte von Selbstabrechnern und jährlicher Abrechnung mittels Beitragsnachweisung für Dezember 2014.
  • Meldung zum Beitrag und Zuschlag zur BV für geringfügig Beschäftigte (für Vorschreibebetriebe): 7.1.2015.


Werden gesetzliche, satzungsmäßig festgesetzte oder vereinbarte Fristen für die Vorlage von Versicherungs- oder Abrechnungsunterlagen nicht eingehalten, kann ein Beitragszuschlag bis zum Zehnfachen der täglichen Höchstbeitragsgrundlage vorgeschrieben werden (§ 113 Abs. 4 Allgemeines Sozialversicherungsgesetz).

Autorin: Claudia Hannabach/NÖGKK