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Versicherungsnummer: Wissenswertes für Dienstgeber

Veröffentlichung: NÖDIS, Nr. 14/November 2013 


Die Versicherungsnummer (VSNR) ist ein wichtiger Ordnungsbegriff in der Sozialversicherung. Mit Ausnahme von ausländischen Arbeitnehmern, die erstmals in Österreich eine Beschäftigung aufnehmen, sollte grundsätzlich jede Person über eine VSNR verfügen.

Fehler vermeiden

Verwenden Sie bei der Anmeldung bzw. zur Anlage der Stammdaten Ihrer zukünftigen Dienstnehmer in der Lohnverrechnung die auf der e-card aufgedruckte VSNR. Elektronische Meldungen ohne bzw. mit fehlerhafter VSNR können nicht automatisch gespeichert werden. Die notwendige manuelle Erfassung der Meldung verzögert die Meldungsverarbeitung und die Freischaltung der e-card. Rückfragen bei einem Arztbesuch können die Folge sein. 

Personen ohne VSNR

Auch Personen, die noch über keine VSNR verfügen, sind via Elektronischem Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern (ELDA) anzumelden. Unsere Empfehlungen dazu:

  • Lassen Sie das Feld "VSNR" in der Grundstellung.
  • Befüllen Sie das Feld "Geburtsdatum".
  • Entnehmen Sie die Personendaten (Familienname, Vorname(n), Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum etc.) einem Personaldokument (Reisepass oder Personalausweis).
    Achtung: Die VSNR wird auf Basis der von Ihnen übermittelten Daten vergeben.
  • Füllen Sie die Felder "Familienname" und "Vorname(n)" in Groß- und Kleinbuchstaben aus. Die Angabe des Familiennamens in Großbuchstaben kann zu fehlerhaften Schreibweisen bei Umlauten führen. Die Folgen: Unrichtige e-cards, Beschwerden und zeit- und kostenintensive Korrekturen.
  • Eine Vorab-Übermittlung von Personaldokumenten an die NÖGKK zur Vergabe einer VSNR ist nicht erforderlich.

Korrekte Adressen

Wird eine Person, die über keine VSNR verfügt, bei der NÖGKK angemeldet und der Hauptwohnsitz im Ausland als Versichertenadresse angegeben, erfolgt die Zustellung der e-card an die Dienstgeberadresse in Österreich ("Zustelladresse"). Sämtliche sonstigen Schriftstücke werden grundsätzlich an den sich im Ausland befindlichen Hauptwohnsitz gesandt.

Achten Sie daher bei der Verwendung ausländischer Versichertenadressen auf korrekte Daten:

  • Im Feld "Land" ist das entsprechende KFZ-Kennzeichen einzutragen. Bei Unklarheiten hilft die Liste "Staatencodes und Titeltabellen", die auf der ELDA-Homepage zum Download bereit steht.
  • Im Feld "Plz" ist der "Postordnungsbegriff ohne KFZ-Kennzeichen" einzutragen. Das Feld kann mit bis zu neun alphanumerischen Stellen befüllt werden.

Geboren im Kalendermonat "13"?

Im Regelfall besteht die VSNR von der fünften bis zur zehnten Stelle aus dem Geburtsdatum. Es gibt jedoch auch VSNR, die z. B. auf "011369" enden.

Diese Nummern sind korrekt und wie alle anderen VSNR bei der Meldungserstattung zu verwenden. VSNR mit "fingierten" Monaten werden vergeben, da an bestimmten Kalendertagen einiger Geburtsjahrgänge das Nummernkontingent "erschöpft" ist. Derartige VSNR sind die Ausnahme und betreffen vor allem Geburtsjahrgänge, denen besonders viele seinerzeitige "Gastarbeiter" angehören, die erst im Rahmen ihrer erstmaligen Beschäftigungsaufnahme in Österreich eine Versicherungsnummer erhalten haben.

Autor: Daniel Korner/NÖGKK