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Abrechnung von Nachzahlungen

Veröffentlichung: NÖDIS, Nr. 5/April 2013


Werden Entgelte für abgelaufene Lohnzahlungszeiträume bzw. Kalenderjahre erst zu einem späteren Zeitpunkt ausbezahlt, spricht man von Nachzahlungen. Diese zeitverzögerten Zahlungen können verschiedene Ursachen haben.

Das Spektrum reicht vom "einfachen" Rechenfehler bei der Lohnabrechnung bis hin zu strittigen Fällen und damit einhergehenden Prüfungen, ob das jeweilige Entgelt überhaupt gebührt. 

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Zeitpunkt des Anspruches

Eines haben Nachzahlungen jedoch gemeinsam. Sie sind sozialversicherungsrechtlich immer jenen Monaten zuzuordnen, in denen der Anspruch auf die Entgeltleistung entstanden ist. Als allgemeine Beitragsgrundlage gilt das im Beitragszeitraum gebührende bzw. das darüber hinaus geleis­tete Entgelt. Dieser Grundsatz gilt in Verbindung mit der satzungsmäßig normierten Fälligkeit von Sonderbeiträgen auch für die Sonderzahlungen. 

Die grundlegende Frage bei der sozialversicherungsrechtlichen Behandlung von Nachzahlungen lautet: "Hätte der Dienstnehmer das nachzuzahlende Entgelt bereits zu einem früheren Zeitpunkt erhalten müssen?". Maßgeblich für die Beurteilung ist immer der Beitragszeitraum, in dem der arbeitsrechtliche Anspruch auf die Zahlung tatsächlich entstanden ist.

Nur durch die korrekte Zuordnung kann gewährleistet werden, dass Versicherte die ihnen zustehenden Leistungen in der richtigen Höhe erhalten. Werden Nachzahlungen für mehrere Monate in nur einem Beitragszeitraum abgerechnet, kommt es z. B. bedingt durch die Deckelung der Beitragsgrundlagen mit der Höchstbeitragsgrundlage zu einer niedrigeren Bemessung der Pensionsleistung.

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Abrechnung von Nachzahlungen

Bei der Abrechnung von Nachzahlungen sind „laufende“ Bezüge und Sonderzahlungen strikt zu trennen. Klarerweise sind immer jene Beitragssätze und sonstigen Werte des Beitragszeitraumes zu berücksichtigen, für den die Aufrollung erfolgt.

Durch die nachträgliche Auszahlung von Entgelt wird das Recht des Dienstgebers auf Einbehalt des Versichertenanteiles an den Sozialversicherungsbeiträgen grundsätzlich nicht berührt. 

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Selbstabrechnerverfahren

Verwenden Sie bitte für jede Korrektur den ELDA-Datensatz "Nachtrag/Gutschrift zu Beitragsnachweisungen". Beitragszeitraumkonform zu melden ist die Differenz der ursprünglich vorgelegten Beitragsnachweisung zu der sich auf Grund der Nachzahlung ergebenden korrekten Abrechnungssumme. Sämtliche für die Nachzahlung relevanten Felder der Beitragsnachweisung sind zu befüllen. 

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Beitragsvorschreibeverfahren

Geben Sie bei "laufenden Bezügen" auf der zu erstattenden Änderungsmeldung im Feld "Änderung ab" ­bitte unbedingt an, ab wann die Änderung gilt. Prüfen Sie bitte, ob dadurch auch nachfolgende Beitragszeiträume betroffen sind. Bezieht sich die Nachzahlung auf eine bereits gemeldete Sonderzahlung, ist die seinerzeit erstattete Meldung zu stornieren. Im Anschluss daran ist eine korrigierte Sonderzahlungsmeldung vorzulegen. 

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Mögliche weitere Auswirkungen

Beachten Sie bitte auch Folgendes:

  • Ist ein vorgelegter Lohnzettel zu stornieren und neu zu melden?
  • Ändert sich der Umfang der Pflichtversicherung und ist eine Änderungsmeldung erforderlich? (Wechsel von geringfügiger Beschäftigung auf Vollversicherung)?
  • Hat die Nachzahlung Auswirkung auf die im Selbstabrechnerverfahren vom Dienstgeber zu ermittelnde Dienstgeberabgabe?
  • Kommt es zu Änderungen beim einkommensabhängigen Versichertenanteil am Arbeitslosenversicherungsbeitrag?
  • Ist eine Korrektur der "Meldung zum BV-Beitrag durch Vorschreibebetriebe" erforderlich?
  • Sind ausgestellte Arbeits- und Entgeltbestätigungen zu korrigieren?
  • Erhöht sich das bei Arbeitsverhinderung fortzuzahlende Krankenentgelt (Neuberechnung des 13-Wochen-Schnittes)?


Autor: Hannes Holzinger/NÖGKK